Zeitmanagement – Erfahrungsaustausch von 7 erfolgreichen VA’s

Zeitmanagement

ZeitmanagementWie kommst du mit deinem Zeitmanagement zurecht? Hast du das für dich richtige Zeitmanagement schon gefunden? Dies waren Fragen, die wir in den vergangenen Wochen in der VAW Community gestellt haben. Und die Reaktionen und Rückmeldungen zeigten ganz schnell, dass viele VA’s das für sich richtige Zeitmanagement noch nicht gefunden haben.

Bei all den vielen verschiedenen Methoden ist es auch kein Wunder, da sie nicht für jeden gleich gut funktionieren. In der Regel heißt es, ausprobieren und schauen, welche Methode bzw. welche Vorgehensweise für dich am besten funktioniert.

Innerhalb der VAW Community unterstützen wir uns gegenseitig und profitieren alle vom gegenseitigem Erfahrungsaustausch. Daher haben wir einen kleinen Aufruf gestartet und unsere lieben VA’s (die schon etwas länger dabei sind) gefragt, ob sie nicht ihre Erfahrungen, Tipps und Tricks mit dem Rest der VAW Community teilen möchten.

Das Ergebnis ist dieser Blogartikel, der dir Einblicke in das Zeitmanagement von 7 Powerfrauen gibt, die ganz unterschiedliche Erfahrungen, Tipps und Tricks für dich zum Thema Zeitmanagement haben und diese sehr gerne mit dir teilen möchten.

Dieser Artikel soll dir neue Anreize und vielleicht sogar Lösungswege für dein Zeitmanagement geben.

Also lass uns loslegen!

Erfahrungen, Tipps und Tricks von unserer lieben Doreen

Liebe Doreen, bitte stell dich kurz vor:

Doreen, MeyerHallo, ich bin Doreen von Tastenglück. Ich verstehe mich als Allrounderin und biete meinen Kundinnen vom Backoffice über E-Mail Marketing, Kundensupport bis hin zur Social Media Unterstützung die verschiedensten Aufgaben an, um ihnen Zeitraum für die Verwirklichung ihrer kreativen Ideen und Produkte zu verschaffen. 

Im Durchschnitt betreue ich aktuell 7 Kundinnen gleichzeitig.

Was sind deine Erfahrungen, Tipps und Tricks zum Thema Zeitmanagement?

Zeitmanagement war schon immer ein großes Thema bei mir. Ich liebe es zu planen und organisieren. Ich habe viele Methoden ausprobiert und habe jetzt endlich die für mich optimale Lösung gefunden.

Um den Überblick zu behalten, sind alle meine Termine im Google-Kalender eingetragen. Am Sonntag plane ich die kommende Woche Oldschool in Papierform. Ich trage alle festen beruflichen und privaten Termine in mein Kalenderbuch ein (Zoom-Calls, Coworking, außer-Haus-Termine) und lege die Pausen fest.

Danach schaue ich mir in Asana meine Aufgaben für die kommende Woche und die einzelnen Kundinnen an. Ich überlege mir den geschätzten Zeitansatz und verteile die Aufgaben je nach Deadline in die freien Zeitslots.

Wenn ich tagsüber meine Aufgaben abarbeite und für verschiedene Kundinnen arbeite, hilft es mir für jede Kundin ein neues Desktop Fenster zu öffnen. So komme ich nicht zwischen den verschiedenen Themen und Aufgaben durcheinander. Alle neuen Aufgaben trage ich in Asana im entsprechenden Projekt ein. Alles was erledigt ist, wird abgehakt bzw. durchgestrichen.

Als Feierabend-Ritual plane ich den nächsten Tag und lege mit der Eat the frog-Methode fest, welches To-Do am dringendsten erledigt werden muss oder mir am schwersten fällt. Die offenen Aufgaben verschiebe ich auf den nächsten Tag. So vergesse ich nichts.

Du möchtest mehr über Doreen erfahren und dich mit ihr vernetzen, dann sind hier ihre Kontaktdaten für dich: 

Hier geht es zu Doreens Webseite, Instagram, Facebook und LinkedIn.

 

Erfahrungen, Tipps und Tricks von unserer lieben  Barbara

Liebe Barbara, bitte stell dich kurz vor:

Barbara1Hej, ich bin Barbara und helfe Businessfrauen dabei durch Website und SEO ihre Lieblingskunden anzuziehen. Dabei erkläre ich diese Themen leicht und verständlich, damit es sofort in die Umsetzung geht! Ohne Panik vor Technik und Tools.

Meist betreue ich zeitgleich 2-6 Kunden – durch feste Projekte (Website-Erstellung, SEO-Check, Beratung) schwankt die Zahl oft.

 
Was sind deine Erfahrungen, Tipps und Tricks zum Thema Zeitmanagement?

Um meine Zeit und Kapazitäten im Blick zu behalten, nutze ich von Anfang an das Projektmanagement-Tool “Meistertask”. Dort plane ich alles: Kunden-Projekte, eigene Projekte, Social-Media, Newsletter, Inhalte für Kurse, Testimonials, Gastbeiträge u.v.m.

Ich lege mir z. B. Vorlagen für wiederkehrende Prozesse an inkl. Dateien, Bildern, Links und erspare mir dadurch eine Menge Zeit bei der Projektabwicklung. Gleichzeitig kann ich dort die Zeit erfassen und Termine festlegen. In diesem Tool erledige ich auch die komplette Jahresplanung, damit ich bei Anfragen auf einen Blick sehe, wo noch Platz für ein Kundenprojekt ist.

Oft teile ich mir für mehr Übersicht, auch ein Board im Projektmanagement-Tool mit Kunden. 

Worauf ich auch nicht mehr verzichten könnte ist der Redaktionsplan, welchen ich ganz schlicht in Excel erstelle. Ich nutze diesen für alle meine Social-Media-Kanäle und Blogbeiträge – hilft dabei den Überblick zu behalten. 

Der Vorteil: Einmal dranbleiben und einen Monat auf einmal planen, Grafiken und Texte in einem Durchgang erstellen. Auch die Planung der Veröffentlichung erledige ich einem Rutsch – der Fokus auf eine einzige Sache ist super wichtig, um sich nicht immer wieder neu reindenken zu müssen. Jede Ablenkung und Unterbrechung kostet Zeit.

Noch ein Tipp: IMMER genug zeitlichen Puffer für Unvorhergesehenes einbauen und klare Kommunikation mit den Kunden. 

Du möchtest mehr über Barbara erfahren und dich mit ihr vernetzen, dann sind hier ihre Kontaktdaten für dich: 

Hier geht es zu Barbars Website, Facebook, Instagram, LinkedIn und Pinterest sowie ihrem Freebie.

 

Erfahrungen, Tipps und Tricks von unserer lieben Stefka 

Liebe Stefka, bitte stell dich kurz vor:

Stefka, PoesselIch bin Stefka und unterstütze Coaches im technischen Bereich ihres Online Business. Dabei konzentriere ich mich vor allem auf die Website und das Erstellen von Landingpages, die technische Umsetzung von Onlinekursen und digitalen Produkten sowie E-Mail-Marketing mit ActiveCampaign.

Im Durchschnitt arbeite ich mit 10-15 Kunden gleichzeitig in einer Woche, wobei einige Projekte größer sind und es bei anderen nur um kleinere Anpassungen und Aufgaben geht.

 

Was sind deine Erfahrungen, Tipps und Tricks zum Thema Zeitmanagement?

Wenn ich eine Aufgabe von einem Kunden erhalte, trage ich sie im Projekt-Tool Asana ein. Ich habe für jeden Kunden ein Projekt mit verschiedenen Boards erstellt. Neben den To-Dos, speichere ich hier auch alle wichtigen Informationen und Dokumente, wie Branding-Infos, Freebies, Links etc.. So muss ich nie lange suchen, wenn ich etwas benötige, denn alles ist an einem Platz.

Meine Zeit plane ich immer im Voraus, in einzelnen Zeitblöcken, mit dem Google Kalendar. Am Freitag erstelle ich meist erst einen groben Überblick für die kommende Woche. Ich schaue meine Termine an und bestimme, wann ich mich um meine eigenen Aufgaben kümmere, wann um die Aufgaben meiner Kunden und wann ich Zeit für Weiterbildung nutzen möchte. Auch private Termine und Sport trage ich ein, damit das nicht zu kurz kommt.

Immer am Vortag ordne ich dann die Aufgaben aus Asana den Kunden-Zeitblöcken zu. So bleibe ich flexibel und kann kurzfristige, dringende Aufgaben besser organisieren. Natürlich klappt diese Planung nicht immer 100%, manchmal muss ich auch etwas schieben, weil etwas Wichtiges dazwischen kommt oder vielleicht noch spontan ein Termin vereinbart wird. Trotzdem hilft mir diese Planung sehr, strukturiert und effizient zu arbeiten. Jedes Mal, wenn ich ein paar Tage nicht nach dieser Methode arbeite, merke ich, wie wichtig diese Struktur für mich ist.

Und als kleiner Tipp zum Ende: Ich verschiebe abgearbeitete E-Mails in einen anderen Ordner, sodass wirklich nur offene Mails im Postfach sind und ich nicht erst suchen muss, welche denn jetzt noch aktuell sind und welche nicht.

Du möchtest mehr über Stefka erfahren und dich mit ihr vernetzten, dann sind hier ihre Kontaktdaten für dich: 

Hier geht es zu Stefkas Webseite (für VA’s gehts hier zur Webseite), Instagram, LinkedIn und Facebook.

Erfahrungen, Tipps und Tricks von unserer lieben Vanessa

Liebe Vanessa, bitte stell dich kurz vor:

Vanessa FritzHey du Wundervolle, ich bin Vanessa und seit gut einem halben Jahr selbstständig als VA. Wie du dir vorstellen kannst, musste ich also in den letzten Monaten lernen, wie ich mich selbst und meine Arbeit gut organisiert bekomme. Gerade mit wachsender Kundenzahl: In den letzten drei Monaten sind es immer 14 parallel, wovon manche mit größerem und andere mit weniger Zeitaufwand verbunden sind. Meine Aufgabenfeld ist dabei sehr breit. Ich unterstütze sie unter anderem in den Bereichen Social Media, Newsletter- und Blogpflege und in allem rund um den Podcast.

 

Was sind deine Erfahrungen, Tipps und Tricks zum Thema Zeitmanagement?

Hier meine Best Practices aus den letzen Wochen und Monaten:

 
Feste Arbeitszeiten

Zu Beginn habe ich meine Selbstständigkeit voll ausgekostet, habe ausgeschlafen und einfach irgendwann gestartet. Vor kurzem habe ich aber festgestellt, dass eine tägliche Routine mir und meiner Produktivität unglaublich gut tut. Ich stehe so gegen 7 Uhr auf und starte langsam in den Arbeitstag. Damit aus Selbstständig nicht selbst und ständig wird, habe ich mir außerdem eine Feierabendzeit gesetzt.

 
Trello

Ohne Trello – ohne mich! Hier organisiere ich nicht nur meine Arbeit, sondern mein gesamtes Leben.

Ich habe mehrere Boards, doch die wahre Magie steckt in meinem ‚What’s-up‘ Board. Hier lege ich alles was (irgendwann) gemacht werden muss in einer Liste ab. Beruflich, sowie privat.

Am Sonntag plane ich meine Woche grob vor. Von da aus plane ich von Tag zu Tag. Jeder Tag hat eine eigene Liste, die ich am Abend zuvor befülle und strukturiere. So kann ich auch tagesaktuell sowie im Laufe des Tages priorisieren und schauen, dass ich auch wirklich alles gut und sinnvoll unterbekomme.

So kann ich morgens direkt loslegen und erledigte Aufgaben auf meine ‚Ta-Daaas 🥳 ‘ Liste ablegen, um sie dann abends zu archivieren oder wiederkehrende Aufgaben in andere Tage / Sammlung zu legen.

 
Zeittracking

Ohne meine Timeular App wäre ich aufgeschmissen. Hier trekke ich meine Arbeitszeit, kann minutengenau abrechnen und habe auch einen Überblick über meine tägliche „tote Zeit“. Oft ist es bis zu einer Stunde, in der ich z.B. auf Insta oder in Mails und WhatsApp festhänge. Gerade arbeite ich daran, meine Zeit noch effektiver zu gestalten und diese „tote Zeit“ immer weiter zu verkleinern und weniger rumzutrödlen.

Du möchtest mehr über Vanessa erfahren und dich mit ihr vernetzen, dann sind hier ihre Kontaktdaten für dich: 

Hier geht es zu Vanessas Webseite, Instagram und Facebook

 

Erfahrungen, Tipps und Tricks von unserer lieben Swantje

Liebe Swantje, bitte stell dich kurz vor:

SwantjeIch heiße Swantje und bin Virtuelle Assistentin im Bereich Onlinekurse. Ich helfe Coaches und Unternehmern ihren individuellen Onlinekurs erfolgreich zu erstellen, zu launchen und zu verkaufen. Ich habe im Monat zwei feste Kunden mit denen ich über einen längeren Zeitpunkt zusammen arbeite und 1-2 Kunden die noch dazu kommen.

 
Was sind deine Erfahrungen, Tipps und Tricks zum Thema Zeitmanagement?

Ich verwende am Liebsten die bekannte Methode „eat the frog“ von Brian Tracy.

Bei der Vorgehensweise macht man sich eine To-do-Liste und erledigt die unbeliebteste Aufgabe als Erstes. Ganz nach der Devise: „Erst die Arbeit dann das Vergnügen!“ Denn für mich gibt es nichts Schlimmeres als eine Herausforderung nicht anzunehmen oder sie ewig vor mich her zu schieben. Obwohl man weiss, dass nach dieser einen großen Aufgabe viele andere einfacher wären.

Ich mache mir dazu eine Liste und gebe den Punkten eine Bewertung. Ist die Aufgabe sehr leicht für mich, wandert diese Aufgabe in der Reihenfolge nach unten. So habe ich die schwierigste Aufgabe immer an erster Stelle. Eilige Aufgaben, wie zum Beispiel E-Mails versenden, erledige ich jedoch auch zwischendurch.

Außerdem teile ich meine To-Do-Listen in Dringlichkeit.

Die eiligen Aufgaben bekommen eine eigene Liste. Alle Dinge die ich regelmäßig mache wie zum Beispiel Social-Media-Aktivität werden zusammen gesammelt und die Aufgaben die meine Weiterentwicklung betreffen, wie zum Beispiel mein eigener Onlinekurs, bekommen auch eine separate Liste.

Ich sammel ähnliche Aufgaben meiner Kunden und setze diese dann innerhalb eines Programms in 1-2 Stunden um. Zum Beispiel schreibe ich gesammelt Rechnungen. So habe ich einen fokussierten Blick auf die wesentliche Aufgabe und kann mich besser konzentrieren.

Du möchtest mehr über Swantje erfahren und dich mit ihr vernetzen, dann sind hier ihre Kontaktdaten für dich: 

Hier geht es zu Swantjes Webseite und Instagram.

 

Erfahrungen, Tipps und Tricks von unserer lieben Laura

Liebe Laura, bitte stell dich kurz vor:

Laura ViethIch heißte Laura und arbeite als selbstständige Projektstrategin, vorrangig im Bereich Kommunikation, d.h. Contentmanagement sowie Produkt(weiter)entwicklung und Podcasting. Darüber hinaus, gebe und unterstütze ich bei Kundenworkshops, rund um die Themen Purpose und Kulturwandel.

Zurzeit arbeite ich mit mehreren Kunden gleichzeitig, mit einem Zeitaufwand von ca. 35 Stunden die Woche, was Disziplin und gutes Zeitmanagement erfordert.

 

Was sind deine Erfahrungen, Tipps und Tricks zum Thema Zeitmanagement?

Hier sind meine drei Tipps zum Zeitmanagement:

Tipp #01

Planung Mir ist es absolut wichtig, mit einem klaren Plan und einem Ziel vor Augen in die neue Woche zu starten. Daher nehme ich mir am Wochenende die Zeit, die Termine und Aufgaben für die kommende Woche vorzuplanen. So starte ich Montags direkt mit einem klaren Fahrplan, ohne wichtige Zeit und Energie zu verlieren.

Tipp #02

Sichtbar machen – Mach deine Termine und To Do’s sichtbar! Neben meinem Onlinekalender, notiere ich all meine Aufgaben auf einem großen Whiteboard in meinem Büro, sodass ich diese immer im Blick habe. Sobald Aufgaben dazukommen, nehme ich diese in der Übersicht mit auf und habe so einen aktuellen. Für die Extra-Motivation: Aufgaben abhaken, so wird sichtbar, was man alles geschafft hat!

Tipp #03

Check-Ins – Natürlich verläuft nicht immer alles nach Plan – mal dauert eine Aufgabe länger oder es kommt spontan etwas dazwischen. Daher nehme ich mir mittags ca. 10 Minuten Zeit für einen kurzen Check-In am Whiteboard, mit folgenden Fragen

  • Bin ich noch in der Zeit und schaffe meine Deadlines?
  • Welche Aufgaben haben Priorität
  • Welche müssen ggf. umgeplant werden?

Zu guter Letzt: Setze dich bzgl. Methoden und Zeitmanagement nicht unter Druck. Jeder Tag ist anders, also vertraue deinem Gefühl, wie du deine Energie am besten durch den Tag navigierst.

Du möchtest mehr über Laura erfahren und dich mit ihr vernetzen, dann sind hier ihre Kontaktdaten für dich: 

Hier geht es zu Lauras Facebookseite und hier ist ihre E-Mail Adresse: info@laura-vieth.de.

Erfahrungen, Tipps und Tricks von unserer lieben Eileen

Liebe Eileen, bitte stell dich kurz vor:

Eileen Al-ZubairyMein Name ist Eileen Al-Zubairy, Pädagogin sowie Online Marketing Managerin mit langjähriger Erfahrung in der Konzeption von pädagogischen Formaten. Gemeinsam mit meinen Kundinnen entwickle ich Onlinekurse, bei denen Lernen wieder Spaß macht.

Meine Lieblingsplattform ist Pinterest, weshalb ich auch hier viele tolle Kundinnen darin unterstütze, mit ihrem Herzensthema sichtbar zu werden.

Durchschnittlich unterstütze ich 7 Kundinnen gleichzeitig, mit sehr unterschiedlich großem Auftragsvolumen.  

 
Was sind deine Erfahrungen, Tipps und Tricks zum Thema Zeitmanagement?

Mein persönliches Geheimrezept ist eine Kombi aus Eat The Frog und The One Thing.

Das Wichtigste und Dringendste (und meist eben auch das Unbeliebteste) ist grundsätzlich das Erste was ich morgens erledige. Ohne Wenn und Aber! Damit fällt meist eine große Last ab und es gibt mir unendlich viel Energie und Zeit für die nächsten Aufgaben. Mache ich diese unliebsame Aufgabe nicht sofort, prokrastiniere ich sie bis ins Unendliche. Gerade in stressigen Zeiten ist Eat The Frog für mich der Schlüssel zum Erfolg.

Batching ist z.B. bei der Pinterest-Planung unerlässlich. Dabei geht es darum, gleichartige Aufgaben zu bündeln, wie z.B. den Text für ALLE Pins auf einmal zu schreiben. Aber auch wenn die Methode nicht für jede Aufgabe passt, so passt sie definitiv für einen festgelegten Zeitraum.

Wenn viele Kundenaufträge gleichzeitig zu bearbeiten sind, plane ich pro Tag zwei Kunden zu je 4 Stunden am Stück (mit Pausen) ein. Jeweils zu Beginn setze ich meine Eat The Frog Aufgabe um und fokussiere mich dann auf alle weiteren Aufgaben dieser einen Kundin.

Habe ich beide Zeitblöcke erfolgreich erledigt, belohne ich mich mit einem Podcast oder einer Weiterbildungseinheit. Die Energie und Motivation bleiben so auch in stressigen Zeiten entsprechend hoch.

Du möchtest mehr über Eileen erfahren und dich mit ihr vernetzen, dann sind hier ihre Kontaktdaten für dich: 

Hier geht es zur Webseite von Eileen.

Das waren unsere 7 VA’s zum Thema Zeitmanagement

Wir hoffen sehr, dass du den einen oder anderen Anreiz für dich mitnehmen konntesst und nun für dich selbst ausprobieren kannst. Unsere Empfehlung für dich, einfach mal austesten! Nehme dir einen oder zwei Anreize, die dir sehr gut gefallen und zugesagt haben und teste diese bis zum Ende der kommenden Woche aus. 

Wenn du magst, verrate sehr gerne der Community und uns, welche Anreize du nun ausprobieren möchtest. Aber auch, ob dieser Artikel hilfreich für dich war und du dir mehr solcher Artikel wünscht. 

Falls du deine eigenen Tipps und Tricks mit uns teilen möchtest, schreib sie auch sehr gerne in die Kommentare. Wir freuen uns sehr, über einen Austausch mit dir und hoffen, dass wir dir mit diesem Artikel etwas mehr zum Thema Zeitmanagement helfen konnten.

Zeitmanagement

 

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1 Kommentar zu „Zeitmanagement – Erfahrungsaustausch von 7 erfolgreichen VA’s“

  1. Hallo zusammen,
    schöner Artikel, den ich wirklich gern gelesen habe! Ich probiere gern neue Methoden und Tipps aus, um meine Produktivität zu optimieren. Generell kann ich mich 2 der oben erwähnten Tools und Möglichkeiten anschließen: Asana und die Woche im Voraus planen. Ich mache das immer bereits Freitagnachmittag, wenn das Energielevel bei mir sowieso niedrig ist. So habe ich das Wochenende ziemlich frei (zumindest im Kopf) und weiß direkt, was mich kommende Woche erwartet.

    Meine neueste Entdeckung: die App Focusmate. Es ist virtuelles Coworking mit Leuten aus der ganzen Welt. Ich will nicht mehr ohne arbeiten, denn so habe ich das Gefühl, dass ich noch fokussierter dran bleibe und vor allem bei nicht ganz so spannenden Aufgaben einfach durchziehe und nicht zwischendurch 12 Mal aufs Handy gucke ;).

    Liebe Grüße
    Magdalena

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