So wirst du Virtuelle Assistenz – dein Step by Step Guide

Du möchtest gerne als selbständige Virtuelle Assistenz tätig werden? Deine Zeit selbst einteilen, deine Kunden aussuchen, vielfältige Tätigkeiten ausführen sowie frei und unabhängig arbeiten? Das klingt zu toll um wahr zu sein? Doch genau das sind die Vorteile der Virtuellen Assistenz.

Dein Entschluss, Virtuelle Assistenz zu werden, steht fest? Aber nun schwirren dir gefühlt 1000 Fragen im Kopf herum? Überall findest du ein paar Informationen, aber eine richtige Übersicht – ein Step by Step Guide – fehlt dir noch?

Ich habe für dich die ersten 6 Schritte zusammengetragen, welche für deinen Start besonders wichtig sind. Entstanden ist mein Step by Step Guide „So wirst du Virtuelle Assistenz“. Ich hoffe sehr, dass ich dir mit meiner Übersicht deine ersten Fragen beantworten kann.

So wirst du virtuelle Assistenz – Schritt 1 : Gewerbeschein anmelden

Als Virtuelle Assistentin mit Sitz in Deutschland kannst du mit einem Gewerbeschein für verschiedene Kunden tätig werden.

Hintergrund: Die Virtuelle Assistenz fällt nicht in die Tätigkeiten der Freelancer hinein. (Das sind Tätigkeiten wie Ärzte, Steuerberater, Künstler etc.) Die Liste ist festgelegt und alle anderen Tätigkeiten, welche nicht aufgeführt sind, benötigen ein Gewerbe. Die Virtuelle Assistenz ist noch nicht in der Liste der Freelancer aufgelistet, so dass du ein Gewerbe anmelden musst. Es gibt VA’s, welche dennoch als Freelancer angemeldet sind, doch bildet es eher die Ausnahme und funktioniert nur nach Absprache mit einem Steuerberater!

Der meist genutzte Weg führt über die Gewerbeanmeldung. Auf diesem Weg kannst du dir auf jeden Fall sicher sein, dass die Tätigkeit akzeptiert wird. Ratsam ist dennoch der Weg zum Steuerberater in deiner Stadt. Zusammen könnt ihr entscheiden, was in deinem Fall die beste Möglichkeit ist.

Wähle dein Gewerbe aus:

Du hast die Möglichkeit, von der Regelbesteuerung Gebrauch zu machen oder die Kleinunternehmerregelung zu wählen. Letzteres macht Sinn, wenn du abschätzen kannst, dass du zu Beginn einen Umsatz unter 22.000,– € im Kalenderjahr (Stand 2021) erwirtschaften wirst.

Der Vorteil ist, dass du keine Vorsteueranmeldung machen musst und keine Umsatzssteuer zahlst, wenn du unter der Umsatzgrenze bleibst! Ich habe mit mehreren Steuerberatern gesprochen und es wurde von ihnen mehrfach empfohlen, generell mit der Kleinunternehmerregelung zu starten. Auch wenn du über die Grenze kommst, hat das für dich keine negativen Auswirkungen.

In Deutschland gilt ein Freibetrag von 9744 € (Stand 2021). Bis zu diesem Betrag zahlst du keine Einkommensteuer. Der Steuersatz steigt nun mit deinem Einkommen. Ein Beispiel: Bei einem Jahreseinkommen von 20.000 € zahlst du 2266 € Steuern + ggbf. 203,94 € Kirchensteuer.  Ich habe hier für dich ein aktuelles PDF – die Grundtabelle 2021 mit allen Angaben dazu, wie viele Steuern du bei welchem Einkommen zahlst.  

Kennst du schon den neuen Onlinekurs für den Start in die Virtuelle Assistenz?

Innerhalb von 7 Wochen kannst du in diesem Kurs alles lernen, was du für dein VA Business brauchst und direkt in die Umsetzung kommen. Von Mindset, über Kundenakquise bis hin zur Stundensatzberechnung ist alles dabei! Klick jetzt HIER für weitere Informationen.

Gewerbeanmeldung:

Hast du dich für dein Gewerbe entschieden, so kannst du nun zu dem Gewerbeamt deiner Stadt gehen und deinen Gewerbeschein beantragen. Dort kannst du die Tätigkeiten angeben, die du gerne ausführen möchtest.

Je nachdem welche Bereiche du anbieten möchtest, kannst du zum Beispiel eintragen: Bürodienstleistung, Virtuelle Assistenz, Social Media Marketing etc.. Diese Bereiche decken bereits viele Tätigkeiten ab. Und keine Sorge, du kannst danach jederzeit weitere Tätigkeiten eintragen lassen.

Du benötigst folgende Unterlagen für deine Gewerbeanmeldung:

• ein gültiges Ausweisdokument bspw. deinen Personalausweis oder Reisepass
• die zu zahlende Gebühr (ca. 15 – 65 € je nach Stadt) –> am besten rufst du bei deinem Gewerbeamt an und erfragst die Höhe der Gebühr
• das Formular zur Gewerbeanmeldung kannst du bspw. hier herunterzuladen, vor Ort ausfüllen oder auf der Webseite des Gewerbeamtes herunterladen

So wirst du virtuelle Assistenz – Schritt 2: Versicherungen

Krankenversicherung

Als Selbständige hast du die Wahl, dich gesetzlich oder privat krankenzuversichern. Wählst du die gesetzliche Krankenversicherung, dann ist der Betrag, welchen du zahlst, von deinem Einkommen abhängig. Du zahlst 14,6 % (Stand 2020) deines Einkommens zuzüglich Zusatzbeitrag der jeweiligen Krankenkasse und zuzüglich des Betrags zur gesetzlichen Pflegeversicherung. Die Beiträge zahlst du „nur“ bis zu einem bestimmten Einkommen (Beitragsbemessungsgrenze). 2019 lag diese bei 4537,90 € brutto im Monat. Der Mindestbeitrag der Krankenversicherung ist unterschiedlich je nach Wahl der Krankenversicherung. Bei einem Jahreseinkommen von 20.000 brutto zahlst du ca. 240 – 260 € im Monat. Hier kannst du einmal die Krankenkassen vergleichen und verschiedene Gehälter ausprobieren.

Eine andere Möglichkeit ist es, sich privat krankenzuversichern. Du zahlst kleinere Beiträge mit mehr Leistung und der Betrag ist nicht vom Einkommen abhängig. Der Beitrag steigt zwar mit dem Alter jedoch lohnt es sich, einmal zu schauen, wie hoch sie dann bspw. sind wenn man 60 Jahre alt ist. Dazu kannst du hier einmal vergleichen. 

Wähle für dich die beste Option, ob du gerne gesetzlich oder privat krankenversichert sein möchtest. Hier gibt es ganz unterschiedliche Ansichten, wähle deshalb die für dich beste aus.

Weitere Versicherungen

Es gibt noch viele weitere Versicherungen. Theoretisch kannst du dich gegen alles Mögliche absichern. Hier liegt die Entscheidung bei dir und deinen Präferenzen.

Eine wichtige Versicherung, die Haftpflichversicherung (in unserem Fall die Vermögensschadenshaftpflicht), wird von vielen VAs genutzt. Sie ist empfehlenswert, um dich bei Schadensersatzansprüchen abzusichern.

Warum Schadensersatzansprüche? Es kann dir zum Beispiel ein Fehler passieren und dem Kunden einen höheren Schaden verursachen. Wenn der Kunde seinen Schaden beglichen haben möchte, kann es passieren, dass er zum Beispiel einen Anwalt einschaltet und dich auf Schadensersatz verklagt. (Worst Case) Damit du in solch einer Situation abgesichert bist, ist eine Vermögensschadenshaftpflicht Versicherung ratsam. Ich kann dir die Exali als Versicherung empfehlen, welche von vielen VAs genutzt wird und mehrfach in Gruppen als Top Versicherung genannt wird.

So wirst du virtuelle Assistenz – Schritt 3:  Wähle deine Dienstleistungen

Meiner Ansicht nach gehört die Virtuelle Assistenz zu eine der vielfältigsten Tätigkeiten. Du hast die Möglichkeit, in sehr vielen verschiedenen Bereichen zu arbeiten und dich fortlaufend weiterzuentwickeln. Nachfolgend findest du eine kleine Auswahl:

Social Media Marketing

• Betreuung von Social Media Kanälen wie bspw. Facebook, Instagram, Youtube, Twitter, Pinterest etc.
• Facebook Ads erstellen und verwalten
• Social Media Posts erstellen
• Grafiken erstellen mit Canva, Photoshop oder InDesign für die einzelnen Kanäle
• Terminierung der Beiträge
• Content Erstellung für die Beiträge
• Facebook Gruppen Betreuung

Podcast Service

Der Bereich Podcast ist in den letzten Jahren immer beliebter geworden und mittlerweile hat die Mehrheit der Unternehmer einen Podcast, um ihren wertvollen Content zu teilen. Folgende Aufgaben fallen für dich an:

• Schneiden und Nachbearbeiten von Podcastfolgen
• Transkribieren der Folgen
• Kurze Texte erstellen mit wichtigen erwähnten Links in der Folge für die Shownotes
• SEO Text verfassen der Folge und auf den Blog / die Webseite einstellen
• Hochladen auf den Server
• Teilen des Beitrags in den Social Media Kanälen
• Grafikerstellung für Instagram, Pinterest und Facebook
• Kontaktaufnahme zu neuen Interviewpartnern
  

Möchtest du gerne Podcasting erlernen? Hier kannst du an meinem Podcast Kurs teilnehmen und bereits nach einem Wochenende Durcharbeiten der Inhalte diese Dienstleistung anbieten. 

Webseitenbetreuung

• Erstellen einer Webseite bspw. mit WordPress
• Erstellung von Landing Pages
• Designanpassungen
• SEO Optimierung der Webseite
• Updates von Plugins
• DSGVO Anpassungen

WordPress wird für Webseiten von Unternehmern am meisten verwendet, weshalb ich dir empfehle, dir unbedingt mindestens Grundlagen Wissen in WordPress aneignen. Im VA Durchstarter Kurs lernst du bspw. wie du dir selbst mit Hilfe von WordPress eine Website gestaltest.

Übersetzungen (von)

• Artikeln
• Webseiten
• Ebooks
• Büchern
• Online Kursen

Back Office

• Erstellung von Präsentationen
• Allgemeine Korrespondenz
• Internetrecherche
• Lektorieren
• Organisatorische Aufgaben
• Rechnungserstellung
• Vor- und Nachbereitung von Meetings
• Erstellen von Reports und Dokumenten
• Überprüfung von Verträgen und Rechnungen
• Datenerfassung – und pflege
• Vorbereitung von Steuerunterlagen
• Durchführung der Steuererklärung
• Buchhaltung

 E-Mail Marketing

• E-Mail Templates erstellen
• Inhaltliche Erstellung von Newsletter
• Grafikerstellung
• Newsletter Versand
• Reports erstellen
• Generierung von neuen Emailadressen für den Newsletterversand

Ein qualitativ hochwertiges und oft genutztes E-Mail Programm ist Active Campaign. Möchtest du gerne E-Mail Marketing auf einem höheren Level anbieten, dann empfehle dir den Onlinekurs zu Active Campaign von Lisa Gebler

Grafik Design

• Erstellung von Infografiken
• Grafiken für Social Media Kanäle bspw. für Facebook, Instagram und Pinterest
• Erstellung von Grafiken für die Webseite
• Designerstellung für Ebooks, Bücher und Printmedien
• Erstellung von Podcast Vorschaubildern
• Logoerstellung, Werbebanner

 Event- und Reiseplanung

• Planung von Geschäftsreisen, Urlaubsreisen
• Veranstaltungskonzept erstellen
• Raumbuchung
• Budgetplanung
• Programmerstellung
• Vertragliches und Rechtliches
• Technische Hilfsmittel
• Generelle Vorbereitung, Durchführung, Nachbereitung

Nimm dir jetzt einfach mal einen Zettel und einen Stift und überlege, welche dieser Aufgaben du eventuell schon einmal gemacht hast, welche dir Freude machen und welche du dir gerne aneignen möchtest. Du musst auch nicht bereits alles können! Ich habe mir viele Kenntnisse im Laufe der Zeit angeeignet oder weiter vertieft.

So wirst du virtuelle Assistenz – Schritt 4: Wo findest du als Virtuelle Assistenz deine Kunden?

Wo halten sich denn nun all diese Kunden auf, die eine Virtuelle Assistenz benötigen? Ich erkläre dir nun ein paar Möglichkeiten, wie du nach kurzer Zeit einen ersten Auftrag bekommen kannst.

Da dieses Thema einen großen Umfang hat, werde ich nachfolgend nicht bis ins kleinste Detail gehen können. Möchtest du wirklich alle Strategien und Tipps erfahren, dann empfehle ich dir den VA Durchstarter Kurs, der sehr umfangreich das die Kundenakquise als komplettes Modul enthält. Ich zeige dir nicht nur wo du Kunden findest, sondern auch wie du deinen Auftritt gestaltest etc.

Dein Online Auftritt

Mit deinem Online Auftritt kommunizierst du mit deinem zukünftigen Kunden. Mit deinen Inhalten, deinem Design, deiner Fotos und deiner Wortwahl. Du hast viele Möglichkeiten, dich Online zu präsentieren und auf dich aufmerksam zu machen.

Dein Portfolio

Gerade am Anfang kann eine Webseite eine große Herausforderung sein. Eine tolle Alternative bildet die Erstellung eines professionellen Portfolios. Dadurch kannst du einen tollen ersten Eindruck mit deiner Bewerbung machen und deine Wunschkunden für dich gewinnen. Wie du ein tolles Portfolio erstellst, zeige ich dir bspw. im VA Durchstarter Kurs mit Hilfe von Canva, dem kostenfreien Grafik-Design Tool.

Deine Facebook Business Seite

Ich kenne kaum eine Virtuelle Assistentin, die keine eigene Business Seite bei Facebook hat. Sie ist für dich eine tolle Möglichkeit, Referenzen zu bekommen, deine Dienstleistungen zu präsentieren und auf deine Webseite zu verlinken.

Facebook Gruppen

Je nachdem welche Tätigkeiten du gerne anbieten möchtest, kannst du Facebook Gruppen Kunden finden. In den folgenden kannst du dich zudem vernetzen und dich persönlich vorstellen:

• Berlin Freelancers
• Deutsche Startups 
• Fair bezahle VA Jobs (Gruppe von Virtual Assistant Women)
• Freelancers
• GRAPHIC DESIGNER JOB + FREELANCER
• Freelancer of Upwork
• Freelance Content Writing Jobs
• Jobs Digitale Nomaden + Freiberufler (Virtueller Assistent,Texter,etc.)
• Remote Work & Jobs for Digital Nomads
• Remote Jobs, Work Anywhere – Inventive Hub
• REMOTE & TRAVEL JOBS
• Solopreneure & Freelancer
• Texter-Jobs
• VA – suchen und finden
• Virtuelle Assistenten – Arbeiten von zu Hause aus
• Virtual Assistant Jobs
• Virtuelle Assistentinnen
• WordPress Freelancers

Instagram

Es gibt einige VA’s die mit Instagram mehr Kunden gefunden haben als bspw. mit Facebook. Diese Aussage habe ich vor allem von virtuellen Assistentinnen gehört, welche im grafischen Bereich tätig sind und dort ihre Arbeiten visuell zeigen können. Generell ist Instagram eine Möglichkeit, Kunden zu gewinnen und die Bekanntheit zu steigern. Außerdem kannst du dir Wissen aneignen, welches du wiederum deinen Kunden anbieten kannst.

LinkedIn

Auf LinkedIn haben viele VA’s bereits Kunden finden können. Die Plattform zählt zu den weltweit größten im Bereich der geschäftlichen, sozialen Netzwerke. Das Profil ist kostenfrei, es können dir Bewertungen gegeben werden, du kannst Jobangebote suchen etc.

Deine eigene Webseite

Möchtest du gerne ein nachhaltiges, professionelles Business aufbauen, dann führt langfristig kein Weg vorbei an einer Webseite. Wie zu Beginn erwähnt, ist der Online Auftritt deine Kommunikation nach außen. Du hast auf deiner eigenen Webseite die Möglichkeit, mit einem potentiellen Kunden zu kommunizieren und ihn von dir zu überzeugen. Außerdem ist das Wissen um WordPress gefragt, so dass du dir hier bereits neues Wissen aneignen kannst.

Ehemalige Auftraggeber / Freunde

Oft werden Freunde, Bekannte und ehemalige Auftraggeber vergessen. Vielleicht ist es aufgrund einem Unbehagen, weil du etwas Neues startest. Die virtuelle Assistenz ist jedoch eine Tätigkeit, auf die du stolz sein kannst. Ich habe zum Beispiel meinen allerersten Auftrag nur dadurch bekommen, dass ich meinen engsten Freunden davon erzählt habe und eine davon sofort meine Hilfe für eine Recherche benötigte.

So wirst du virtuelle Assistenz – Schritt 5 – Stundenlohn festlegen

Der Stundenlohn ist wohl eines der am meisten diskutierten Themen. Gerade zu Beginn eine Richtlinie zu geben, ist nicht so einfach. Du solltest dir auf jeden Fall über bestimmte Themen Gedanken machen, um am Ende Deinen Stundenpreis festlegen zu können.

Dein Stundensatz wird hauptsächlich anhand von vier Kriterien bestimmt:

1. deinen Kosten
2. deinen Umsatzzielen
3. der Marktsituation
4. deinen Wunschkunden

1.      Welche Kosten hast du monatlich?

Werde dir über deine Kosten bewusst. Zum Beispiel Kosten für
Versicherungen, Internet, Telefonie, Werbekosten bspw. bei Neukundensuche, Weiterbildungskosten, Allgemeine Lebenshaltungskosten, Steuern und Steuerberater, Zeitaufwand für Kundenakquise, Onlineauftritt, Social Media Posts etc., Kosten für deinen Arbeitsplatz bspw. Coworking Space, gemietetes Büro etc.

Alleine die Krankenversicherung beträgt, wenn du in Deutschland lebst, ca. 350 – 400 € pro Monat. Generell sind die Kosten von Person zu Person sehr unterschiedlich, so dass ich dir hier keine allgemeingültigen Zahlen nennen möchte. Es geht auch eher darum, dir bewusst zu machen, dass du als Selbständige ganz andere Ausgaben hast, als ein Angestellter und demnach auch nicht für denselben Stundenlohn arbeiten kannst, den bspw. eine Büroangestellte verdient!

Dann solltest du dir auch bewusst sein, dass du krank werden kannst und der Kunde dir das nicht bezahlen wird. Hinzukommen außerdem Urlaubstage, Feiertage und Wochenenden, an welchen du eventuell nicht arbeiten kannst oder möchtest.

2.      Deine Umsatzziele

Eine andere Frage ist, wie viel du gerne pro Monat verdienen möchtest und wo für dich ein zufriedenstellender Stundenlohn liegt? Wo liegt deine absolute Untergrenze, so dass deine Kosten gedeckt sind? Dafür solltest du dir deine monatlichen Kosten notieren, um zu wissen, welchen Mindeststundensatz du nicht unterschreiten solltest.

Eine andere wichtige Überlegung ist, dass deine Arbeit einen Mehrwert für Andere bietet! Du verfügst über Wissen und Ressourcen, nach denen deine Kunden suchen!

Das bedeutet für ihr Unternehmen Wachstum und einen hohen Mehrwert. Deshalb verkauf dich nicht unter Wert und betrachte die Zusammenarbeit auf Augenhöhe. Du bist nicht die Tippse, welche in der Dunkelkammer als Sklave alles macht, was dir der Kunde auferlegt. Du bist jemand, der wertgeschätzt werden möchte und mit einer entsprechenden Entlohnung dies auch gezeigt bekommt.

3.      Die Marktsituation

Auch wenn es meiner Meinung nach nicht zu den wichtigsten Punkten gehört, da es mittlerweile für fast alles einen Markt gibt, kann er natürlich trotzdem nicht komplett unbeachtet gelassen werden.

So wird es meiner Ansicht nach schwer, denselben Stundenlohn zu Beginn der Tätigkeit als VA zu verlangen (ohne Vorwissen) wie ein Programmierer. Auf der anderen Seite hast du als VA viele Möglichkeiten, dich weiterzubilden und wenn du in einem Bereich besonders gut bist, so kann dies auch dementsprechend honoriert werden. So kannst du mit entsprechendem Fachwissen, Expertenstatus und Erfahrung auch so viel wie ein Programmierer verdienen oder noch mehr.

Ein anderer Aspekt sind die Agenturen, an welchen du dich übrigens NICHT orientieren solltest und deine Preise dort auch nicht anpassen musst. Agenturen vermitteln VAs weiter und du verdienst dadurch weniger, musst dafür jedoch keine Kundenakquise betreiben.

Es gibt einige VAs, die meinen, dass die Agenturen die Branche mit ihren Billigpreisen zerstören und VAs von Kunden hören: „Ja aber bei Agentur xyz bekomme ich das für 5,– € pro Stunde.“ Folgende positive Einstellung: Sei froh, dass es die Agenturen gibt, denn ihre Kunden suchen zum Teil oft nach preiswerteren Arbeitskräften und es ist toll, dass diese bereits gefiltert werden.

Auf der anderen Seite gibt es viele Kunden, die würden zum Beispiel niemals mit einer VA zusammenarbeiten, welche ihren Stundenlohn unter 30,– € anbietet, weil sie an ihrer Qualität zweifeln würden.

4.      Dein Wunschkunde

Auch dein Wunschkunde sollte in deine Überlegungen für deinen Stundensatz mit einfließen. Mit wem möchtest du gerne zusammenarbeiten? Bei jungen Startup Unternehmern, die gerade ihr Business begonnen haben, wird es evtl. eine Herausforderung 80,– € pro Stunde zu verlangen. Möchtest du gerne für große Unternehmen tätig werden und ihre Social Media Kanäle betreuen, so wäre ein Stundenlohn von 10,– € nicht unbedingt ein Zeichen, dass du über nötiges Wissen verfügst! Dein Preis signalisiert also auch die Qualität deiner Leistung.

Welcher Stundenlohn ist nun gerechtfertigt als VA?

Wir haben nun alle genannten Bereiche einfließen lassen: den Markt betrachtet, die monatlichen Kosten berücksichtigt, das eigene Wissen eingeschätzt und einen Wunschkunden definiert. Dadurch wurde dir sicher klar, dass dein Mindeststundenlohn, auch wenn du noch über wenig Wissen verfügst und gerade anfängst, mindestens ab ca. 35,– € liegen sollte.

Hier eine einfache Rechnung warum 10,– € pro Stunde zum Beispiel nicht tragfähig sind: Wenn deine Krankenversicherung im Monat 400,– € kostet, so würdest du 40 h pro Monat arbeiten, um nur diese EINE Versicherung bezahlen zu können!

So wirst du virtuelle Assistenz – Schritt 6: Starte nicht perfekt!

Aus eigener Erfahrung kann ich dir empfehlen, nicht alles bis ins kleinste Detail monatelang zu planen und dir nicht so viele Gedanken um alles zu machen.

Ich habe bei weitem nicht perfekt gestartet: Ich hatte keine Webseite, meine Facebook Profil Seite sah auch noch nicht so aus, wie ich sie heute optimiert habe und allgemein war ich unsicher in Kundenansprachen, Akquise und der Zusammenarbeit mit Kunden. Ich hatte viele Fragen, aber ich habe gestartet, weil ich Vertrauen hatte, auf dem Weg die Antworten zu finden.

Vieles wirst du auf deinem Weg lernen und das kannst du am besten, wenn du als VA startest. Du kannst in sehr kurzer Zeit sehr viel lernen und die Erfahrung mit den Kunden ist die wertvollste für dich. Es ist wichtiger im TUN zu lernen, als in der Theorie alles 100 mal zu überdenken und sich Sorgen um alles zu machen. 

Hör außerdem bitte auf, dich mit den vielen anderen VA’s zu vergleichen. Du weißt nie, was sie alles getan haben, um dahin zu kommen, wo sie sind. Und du musst auch nicht so “gut” sein wie sie. Du bist einzigartig und gut genug, so wie du bist. Kunden werden mit dir zusammen arbeiten, weil sie dich toll finden. 

Möchtest du JETZT so richtig durchstarten mit deinem VA Business?

All die Theorie hilft dir nichts, wenn du nicht in die Umsetzung kommst. Deshalb habe ich den VA Durchstarter Kurs entwickelt, damit du innerhalb weniger Wochen dein Business von 0 auf 100 transformieren kannst. Mehr als 400 tolle Frauen haben den Kurs bereits mitgemacht und sich ein erfolgreiches Business aufbauen können. Bist auch du dabei? 

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