Du möchtest gerne als selbständige Virtuelle Assistenz tätig werden? Deine Zeit selbst einteilen, deine Kunden aussuchen, vielfältige Tätigkeiten ausführen sowie frei und unabhängig arbeiten? Das klingt zu toll um wahr zu sein? Doch genau das sind die Vorteile der Virtuellen Assistenz.

Dein Entschluss, Virtuelle Assistenz zu werden, steht fest? Aber nun schwirren dir gefühlt 1000 Fragen im Kopf herum? Überall findest du ein paar Informationen, aber eine richtige Übersicht – ein Step by Step Guide – fehlt dir noch?

Ich habe für dich die ersten 6 Schritte zusammengetragen, welche für deinen Start besonders wichtig sind. Entstanden ist mein Step by Step Guide „So wirst du Virtuelle Assistenz“. Ich hoffe sehr, dass ich dir mit meiner Übersicht deine ersten Fragen beantworten kann.

virtuelle assistenz gewerbe

Schritt 1 – Gewerbeschein anmelden

Als Virtuelle Assistentin mit Sitz in Deutschland kannst du mit einem Gewerbeschein für verschiedene Kunden tätig werden.

Hintergrund: Die Virtuelle Assistenz fällt nicht in die Tätigkeiten der Freelancer hinein. (Das sind Tätigkeiten wie Ärzte, Steuerberater, Künstler etc.) Die Liste ist festgelegt und alle anderen Tätigkeiten, welche nicht aufgeführt sind, benötigen ein Gewerbe. Die Virtuelle Assistenz ist noch nicht in der Liste der Freelancer aufgelistet, so dass du ein Gewerbe anmelden musst. Es gibt VA’s, welche dennoch als Freelancer angemeldet sind, doch bildet es eher die Ausnahme und funktioniert nur nach Absprache mit deinem Steuerberater!

Der „normale“ Weg führt über die Gewerbeanmeldung! Auf diesem Weg kannst du dir auf jeden Fall sicher sein, dass die Tätigkeit akzeptiert wird. Ratsam ist dennoch der Weg zum Steuerberater in deiner Stadt. Zusammen könnt ihr entscheiden, was in deinem Fall die beste Möglichkeit ist.

Wähle dein Gewerbe aus:

Du hast die Möglichkeit, ein normales Gewerbe (bspw. das Kleingewerbe) anzumelden oder die Kleinunternehmerregelung zu wählen. Letzteres macht Sinn, wenn du abschätzt, dass du zu Beginn einen Umsatz unter 17.500,– € im Kalenderjahr erwirtschaften wirst.

Der Vorteil ist, dass du keine Vorsteueranmeldung machen musst und keine Umsatzssteuer zahlst, wenn du unter der Umsatzgrenze bleibst! Ich habe mit mehreren Steuerberatern gesprochen und es wurde von ihnen mehrfach empfohlen, generell mit der Kleinunternehmerregelung zu starten. Auch wenn du über die Grenze kommst, hat das für dich keine negativen Auswirkungen. 

Bitte unterscheide außerdem die Umsatzsteuer von der Einkommenssteuer. Die Umsatzsteuer wird als für dich als VA durchlaufender Posten abgeführt. (du stellst Rechnungen aus mit 19 % Mehrwertsteuer (anderes Wort für Umsatzsteuer), welche du abführst aber der Endkunde bezahlt) Die Einkommenssteuer hingegen fällt auf dein zu versteuerndes Einkommen an.und ist abhängig von der Höhe. In Deutschland (Stand 2018) gilt ein Freibetrag von 8800 €. Bis zu diesem Betrag zahlst du keine Einkommensteuer. Der Steuersatz steigt nun mit deinem Einkommen. Ein Beispiel: Bei einem Jahreseinkommen von 20.000 € zahlst du 2467 € Steuern + 135,69 € Solidaritätszuschuss + ggbf. 222,03 Kirchensteuer. Das entspricht einem Gesamtsteuerbetrag von 2.824,72 €. Ich habe hier für dich ein aktuelles PDF – die Grundtabelle 2018 mit allen Angaben dazu, wie viele Steuern du bei welchem Einkommen zahlst. 

Lass dich dazu am besten nochmal von einem Steuerberater beraten, welche Regelung für dich in deiner Situation die beste ist.

Gewerbeanmeldung:

Hast du dich für dein Gewerbe entschieden, so kannst du nun zu dem Gewerbeamt deiner Stadt gehen und deinen Gewerbeschein beantragen. Dort kannst du die Tätigkeiten angeben, die du gerne ausführen möchtest.

Je nachdem welche Bereiche du anbieten möchtest, kannst du zum Beispiel eintragen: Bürodienstleistung, Virtuelle Assistenz, Social Media Marketing etc.. Diese Bereiche decken bereits viele Tätigkeiten ab. Und keine Sorge, du kannst danach jederzeit weitere Tätigkeiten eintragen lassen.

Du benötigst folgende Unterlagen für deine Gewerbeanmeldung: 

  • ein gültiges Ausweisdokument bspw. deinen Personalausweis oder Reisepass
  • die zu zahlende Gebühr (Stand 2018 maximal 70 €) –> am besten rufst du bei deinem Gewerbeamt an und erfragst die Höhe der Gebühr
  • das Formular zur Gewerbeanmeldung kannst du bspw. hier herunterzuladen, vor Ort ausfüllen oder auf der Webseite des Gewerbeamtes herunterladen

Finanzamt

Mit deiner Anmeldung beim Gewerbeamt werden nun Informationen an das Finanzamt und die zuständige Berufsgenossenschaft weitergeleitet. Du wirst nach wenigen Tagen Post erhalten und aufgefordert, gegebenenfalls weitere Angaben zu machen und Unterlagen zurückzuschicken. Außerdem wird dir das Finanzamt nach deiner erfolgreichen Gewerbeanmeldung einen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung schicken. Füll den Bogen am besten zeitnah aus und schicke ihn zurück zum Finanzamt. Nimmst du von der vorher erwähnten Kleinunternehmerregelung Gebrauch, solltest du das im Bogen dann auch mit angeben.

virtuelle assistenz versicherungen

Schritt 2 – Versicherungen

 

Krankenversicherung

Als Selbständige hast du die Wahl, dich gesetzlich oder privat krankenzuversichern. Der Mindestsatz für die gesetzliche Krankenversicherung liegt bei ca. 369 € (Stand Beginn 2018). Ganz aktuell ändert sich die Beitragsbemessungsgrenze zu Gunsten der Geringverdiener und tritt ab dem 1.1.2019 in Kraft. So wird es eine einheitliche Mindestbemessungsgrundlage in Höhe von 1038,33 € geben. So verringert sich der Beitrag für hauptberuflich Selbständige auf ca. 156 €. Weitere Informationen kannst du hier und hier nachlesen.

Wähle für dich die beste Option, ob du gerne gesetzlich oder privat krankenversichert sein möchtest. Hier gibt es viele Ansichten aber nicht den einen goldenen Weg für VA’s. Ich bin übrigens international versichert bei der Cigna, weil ich selbst nicht mehr in Deutschland lebe (und keine Meldeadresse habe) und gerne überall auf der Welt abgesichert sein möchte. 

Weitere Versicherungen

Es gibt noch viele weitere Versicherungen. Theoretisch kannst du dich gegen alles Mögliche absichern. Hier liegt die Entscheidung bei dir und deinen Präferenzen.

Eine wichtige Versicherung, die Haftpflichversicherung (In unserem Fall die Vermögensschadenshaftpflicht), wird von vielen VA’s genutzt. Sie ist empfehlenswert, um dich bei Schadensersatzansprüchen abzusichern. Warum Schadensersatzansprüche? Es kann dir zum Beispiel ein Fehler passieren und dem Kunden einen höheren Schaden verursachen. Wenn der Kunde dann seinen Schaden beglichen haben möchte, kann es passieren, dass er zum Beispiel einen Anwalt einschaltet und dich auf Schadensersatz verklagt. (Worst Case) Ich kann dir die Exali als Versicherung empfehlen, welche von vielen VA’s genutzt wird und mehrfach in Gruppen als Top Versicherung genannt wird.

Möchtest du gerne noch weitere Informationen und Tipps haben zu den rechtlichen Aspekten? Ich habe mit der virtuellen Assistentin Nicole Hildebrandt eine tolle zweiteilige Podcastfolge aufgenommen und freue mich, wenn du sie dir anhörst. Dafür folge dem Link hier. Viel Spaß beim Reinhören!

Zusatz: – Gründungszuschuss beantragen

Wusstest du, dass die Möglichkeit besteht bis zu 16.200 € zu bekommen und über einen Zeitraum von bis zu 15 Monaten gefördert zu werden? Gerade für deinen Start kann das eine enorme Entlastung sein. Als Voraussetzung musst du zur Zeit arbeitssuchend gemeldet sein, ALG1 erhalten und innerhalb der letzten 2 Jahre mindestens 1 Jahr lang beschäftigt gewesen sein und somit in die Arbeitslosenversicherung eingezahlt haben. Weitere Informationen kannst du direkt hier auf dieser Webseite nachlesen.

Damit du auch wirklich den Zuschuss erhältst, ist eine gute Vorbereitung das allerwichtigste. Ich kann dir dazu einen tollen Onlinekurs (nutze diesen Link hier und wir beide bekommen einen Rabatt – win win) von Lasse Schulze empfehlen, mit welchem du mit hoher Wahrscheinlichkeit den Gründungszuschuss bekommen wirst! Hör dir dazu auch gerne einmal meine Podcastfolge mit Lasse an, in welcher wir viele Insidertipps geben, wie du den Gründungszuschuss am besten bekommen kannst.

Nachdem wir nun die weniger spannenden aber wichtigen Themen hinter uns lassen können, kommen wir nun zu den aufregenderen, versprochen! Von nun an geht es darum, deine Tätigkeitsfelder zu finden, Kunden zu finden und um deinen Onlineauftritt.

Dienstleitungen Virtuelle Assistenz

 

Schritt 3 – Wähle deine Dienstleistungen

Meiner Ansicht nach gehört die Virtuelle Assistenz zu eine der vielfältigsten Tätigkeiten. Du hast die Möglichkeit, in sehr vielen verschiedenen Bereichen zu arbeiten und dich fortlaufend weiterzuentwickeln.

Social Media Marketing

  • Betreuung von Social Media Kanälen wie bspw. Facebook, Instagram, Youtube, Twitter, Pinterest etc.
  • Facebook Ads erstellen und verwalten
  • Social Media Posts erstellen
  • Grafiken erstellen mit Canva, Photoshop oder InDesign für die einzelnen Kanäle
  • Terminierung der Beiträge
  • Content Erstellung für die Beiträge
  • Facebook Gruppen Betreuung

Podcast Service

Der Bereich ist noch recht neu, aber es werden immer mehr Podcaster auf dem Markt, so dass hier zunehmend auch ein Markt für uns VA’s entsteht.

  • Schneiden und Nachbearbeiten von Podcastfolgen
  • Transkribieren der Folgen
  • Kurze Texte erstellen mit wichtigen erwähnten Links in der Folge für die Shownotes
  • SEO Text verfassen der Folge und auf den Blog / die Webseite einstellen
  • Hochladen auf den Server
  • Teilen des Beitrags in den Social Media Kanälen
  • Grafikerstellung für Instagram, Pinterest und Facebook
  • Kontaktaufnahme zu neuen Interviewpartnern

Webseitenbetreuung

  • Erstellen einer Webseite bspw. mit WordPress
  • Erstellung von Landing Pages
  • Designanpassungen
  • SEO Optimierung der Webseite
  • Updates von Plugins
  • DSGVO Anpassungen

 Übersetzungen (von)

  • Artikeln
  • Webseiten
  • Ebooks
  • Büchern
  • Online Kursen

Back Office

  • Erstellung von Präsentationen
  • Allgemeine Korrespondenz
  • Internetrecherche
  • Lektorieren
  • Organisatorische Aufgaben
  • Rechnungserstellung
  • Vor- und Nachbereitung von Meetings
  • Erstellen von Reports und Dokumenten
  • Überprüfung von Verträgen und Rechnungen
  • Datenerfassung – und pflege
  • Vorbereitung von Steuerunterlagen
  • Durchführung der Steuererklärung
  • Buchhaltung

 E-Mail Marketing

  • E-Mail Templates erstellen
  • Inhaltliche Erstellung von Newsletter
  • Grafikerstellung
  • Newsletter Versand
  • Reports erstellen
  • Generierung von neuen Emailadressen für den Newsletterversand

Grafik Design

  • Erstellung von Infografiken
  • Grafiken für Social Media Kanäle bspw. für Facebook, Instagram und Pinterest
  • Erstellung von Grafiken für die Webseite
  • Designerstellung für Ebooks, Bücher und Printmedien
  • Erstellung von Podcast Vorschaubildern
  • Logoerstellung, Werbebanner

 Event- und Reiseplanung

  • Planung von Geschäftsreisen, Urlaubsreisen
  • Veranstaltungskonzept erstellen
  • Raumbuchung
  • Budgetplanung
  • Programmerstellung
  • Vertragliches und Rechtliches
  • Technische Hilfsmittel
  • Generelle Vorbereitung, Durchführung, Nachbereitung

Amazon FBA

  • Influencer Marketing
  • Social Media Marketing
  • Kundensupport
  • Erstellung von Werbeaktionen, Rabattcodes etc.
  • Nachbestellungen

Nimm dir jetzt einfach mal einen Zettel und einen Stift und überlege, welche dieser Aufgaben du eventuell schon einmal gemacht hast, welche dir Freude machen und welche du dir gerne aneignen möchtest. Du musst auch nicht bereits alles können!

Ich habe mir viele Kenntnisse im Laufe der Zeit angeeignet oder weiter vertieft. Es ist wichtig, dass du ehrlich bist mit deinem zukünftigen Kunden und ihm offen sagst, dass du etwas noch nicht gemacht hast. Ich habe bspw. offen kommuniziert, dass ich in dem Bereich noch keine Erfahrung habe, aber mir gerne vorher und währenddessen das Wissen aneigne.

Nun stellt sich für dich eventuell die Frage: „Soll ich viele Tätigkeiten anbieten oder spezialisiere ich mich sofort?“ Es wird oft die Ansicht vertreten, dass man zu Beginn erstmal mehrere Tätigkeiten anbieten sollte und sich später in einem Bereich spezialisiert. Ich bin der Ansicht, dass die VA Tätigkeit eine wunderbare Möglichkeit ist, sich auszuprobieren und sich über die Zeit oft ein oder zwei Bereiche herausstellen, in welchen man besonders gut ist und welche einen besonders erfüllen.

Es sind meiner Ansicht nach strategische Entscheidungen, welche von den eigenen Präferenzen und deinem Wissen abhängen. Hier eine Aussage zu treffen ist also sehr subjektiv. Geht es um den Aspekt des Stundenlohns, so würde ich sagen, dass es auf jeden Fall von Vorteil ist, in einem bestimmten Bereich, welcher einen besonders erfüllt, so gut zu werden, dass man als Profi angesehen wird. Doch alles kommt mit der Zeit und der Weiterentwicklung.

Nun liegt es an dir, deine Bereiche zu wählen. Und keine Angst, du kannst jederzeit alles anpassen, deine Tätigkeiten ändern und schauen, was dir liegt. Das ist das tolle an der Virtuellen Assistenz. Überdenke diesen Schritt auch bitte nicht zu lange sondern starte mit deinem VA Business und sammle Erfahrung. Dadurch ergeben sich deine Bereiche automatisch. 

Kunden Virtuelle Assistenz

 

Schritt 4 – Wo findest du als Virtuelle Assistenz deine Kunden?

Wo halten sich denn nun all diese Kunden auf, die eine Virtuelle Assistenz benötigen? Ich erkläre dir nun, wo du sie finden kannst und welche Möglichkeiten es gibt von Anfang an schnell einen ersten Auftrag zu bekommen.

Da dieses Thema einen großen Umfang hat, werde ich nachfolgend nicht bis ins kleinste Detail gehen, aber dennoch alles vollständig auflisten. Möchtest du gerne weitere Informationen haben, so kannst du dir gerne hier mein kostenfreies Ebook zur Kundensuche herunterladen (Klick auf den Link und schon erhältst du das pdf ohne dich irgendwo anmelden zu müssen) oder auch in meinem ausführlichen Blogartikel mehr zu diesem Thema lesen.

Zum einen hast du die Möglichkeit, dich am Anfang in Jobportalen anzumelden, welche zum größten Teil kostenfrei sind. Diese sind zum Beispiel:

http://www.freelance.de

http://www.dnxjobs.de/jobs

http://www.jomondo.de

http://www.bloggerjobs.de

http://www.manage-my-business.de

http://www.twago.de

Internationale Jobplattformen:

http://www.upwork.com

http://www.fiverr.com

Agenturen, welche sich auf die virtuelle Assistenz spezialisiert haben:

http://www.vpa4you.com

fernarbeit.net

http://www.my-vpa.com

http://www.strandschicht.de

http://www.enida.de (Amazon FBA Agentur)

Ich bin offen zu dir, ich habe mich nie in einer Agentur angemeldet, weshalb ich dir hier nicht meine persönliche Meinung dazu geben kann. Mir waren von Anfang an die Stundenlöhne zu gering, so dass ich beschlossen hatte, es erstmal ohne zu versuchen.

Das heißt, ich habe Kundenakquise betrieben. Ich kann jedoch auch verstehen, wenn du dir am Anfang noch zu unsicher bist und dich erstmal nicht selber auf Kundensuche begeben möchtest. In meinem kostenfreien Ebook kannst du nachlesen, welche Agenturen ca. welchen Stundenlohn anbieten und welche Vor-und Nachteile sie haben.

Möchtest du dich von Anfang an gerne selbst an die Kundensuche wagen, so gebe ich dir hier alle meine Tipps mit auf deinen Weg:

Wichtig ist dein Online Auftritt!!

Mit deinem Online Auftritt kommunizierst du mit deinem zukünftigen Kunden. Mit deinen Inhalten, deinem Design, deiner Fotos und deiner Wortwahl. Du hast viele Möglichkeiten, dich Online zu präsentieren und auf dich aufmerksam machen zu können. Die für VA’s zur Zeit am meisten genutzten sind Facebook, LinkedIn, Instagram und die eigene Webseite.

Dein Portfolio

Gerade am Anfang kann eine Webseite eine große Herausforderung sein. Eine tolle Alternative bildet die Erstellung eines professionellen Portfolios. Dadurch kannst du einen tollen ersten Eindruck machen mit deiner Bewerbung und deine Wunschkunden für dich gewinnen. Du hast die Möglichkeit, dir ein Portfolio mit Hilfe von Canva, Photoshop oder InDesign zu erstellen oder auch erstellen zu lassen.

Du bist auf der Suche nach Unterstützung bei der Erstellung deines Portfolios? Dann empfehle ich dir den VA-Business Live Workshop – in 2 Wochen zum erfolgreichen Portfolio von Fidi und Nine. Die beiden sind VA’s aus vollstem Herzen und lieben was sie tun. In ihrem Workshop zeigen sie dir, wie du dich von deiner typischen 9-5-Denke löst und deine Facts aus deiner 20-seitigen Standard-Bewerbung in ein knackiges, einseitiges Portfolio packst. Beginne schon jetzt und spare deinem potenziellen Auftraggeber Zeit!

Deine Facebook VA Seite

Ich kenne kaum eine Virtuelle Assistentin, welche keine eigene VA Seite bei Facebook hat. Sie ist unkompliziert und schnell erstellt und für dich in Zukunft eine tolle Möglichkeit, Referenzen zu bekommen, deine Dienstleistungen zu formulieren, auf deine Webseite zu verlinken und mit diesem Profil in Gruppen Kommentare zu hinterlassen.

So lenkst du Interessenten nicht erst auf dein privates Profil, sondern auf deine VA Seite mit deinem Angebot. Wenn du wissen möchtest, wie du deine VA Seite bei Facebook erstellen kannst, dann schau auch hierzu gerne in mein kostenfreies Ebook. Nun die Frage, wie finden dich denn nun Kunden mit deiner VA Seite? Nachfolgend findest du Gruppen, in welchen du die Möglichkeit hast, mit deiner erstellten Seite zu posten und so auf dich aufmerksam zu machen.

Facebook Gruppen

Je nachdem welche Tätigkeiten du gerne anbieten möchtest, wirst du in bestimmten Gruppen mögliche Kunden finden. In den Folgenden kannst du dich vernetzen und dich persönlich vorstellen. Ich hatte mich zum Beispiel einmal in zwei Gruppen direkt vorgestellt und geschrieben, dass ich freie Kapazitäten habe, welche Dienstleistungen ich anbiete und den Link zu meiner Webseite. Wenige Minuten später bekam ich viele Anfragen und war sehr überrascht, wie einfach es ist, Interessenten zu finden.

Nun musst du nicht sofort Mitglied in allen Gruppen werden, sondern du kannst dir erstmal eine Handvoll raussuchen, die für dich interessant sein könnten. Die VA Gruppen sind zusätzlich interessant, weil du hier deine Fragen stellen kannst, vor allem bei Unsicherheiten am Anfang.

 

Instagram

Es gibt einige VA’s die mit Instagram mehr Kunden gefunden haben als bspw. mit Facebook. Diese Aussage habe ich vor allem von virtuellen Assistentinnen gehört, welche im grafischen Bereich tätig sind und dort ihre Arbeiten visuell zeigen können. Generell ist Instagram eine Möglichkeit, Kunden zu gewinnen und die Bekanntheit zu steigern. Außerdem kannst du dir Wissen aneignen, welches du wiederum deinen Kunden anbieten kannst.

LinkedIn

Auf LinkedIn haben viele VA’s bereits Kunden finden können. Die Plattform zählt zu den weltweit größten im Bereich der geschäftlichen, sozialen Netzwerke. Das Profil ist kostenfrei, es können dir Bewertungen gegeben werden, du kannst Jobangebote suchen etc.

Xing

Als größtes Netzwerk ist es in Deutschland, Österreich und der Schweiz vertreten. Hier kannst du dir ebenfalls einen kostenfreien Account anlegen. Es scheint, als wäre Xing mehr und mehr von LinkedIn abgelöst worden und nicht mehr so relevant zu sein, wie andere Netzwerke.

Ebay Kleinanzeigen

Auf Ebay kannst du eine Anzeige schalten und dort deine Dienstleistungen anbieten. Ich habe von einigen VA’s erfahren, dass sie dadurch schnell und erfolgreich Kunden gefunden haben.

Deine eigene Webseite

Viele VA’s starten erstmal ohne eigene Webseite. Hast du also keinen blassen Schimmer, wie man diese erstellt, so kannst du erstmal aufatmen, denn es geht auch ohne und trotzdem kannst du Kunden finden!

Langfristig gesehen kann dir eine eigene Webseite jedoch Vorteile ermöglichen. Wie zu Beginn erwähnt, ist der Online Auftritt deine Kommunikation nach außen. Du hast auf deiner eigenen Webseite die Möglichkeit in einem großen Umfang mit einem potentiellen Kunden zu kommunizieren und ihn von dir zu überzeugen. Außerdem ist das Wissen um WordPress gefragt, so dass du dir hier bereits neues Wissen aneignen kannst.

Mit Hilfe von Themes von Themeforest hast du die Möglichkeit bereits ein Grundgerüst deiner Webseite kaufen zu können und dann deine Anpassungen vorzunehmen. Ich empfehle dir definitiv einen Beginnerkurs für wordpress zu buchen bspw. bei Udemy. Eine andere Möglichkeit ist es, jemanden für die Webseite zu beauftragen oder eine einfache Landingpage zu erstellen.

Content Marketing / Blogartikel

Hast du eine Webseite, so kannst du außerdem auf dich aufmerksam machen, in dem du dir überlegst, welche Keywörter potenzielle Kunden bei Google eingeben, um eine virtuelle Assistentin zu finden. Zu jenen Schlüsselwörtern kannst du nun entsprechende Artikel verfassen und diese anschließend nicht nur auf deiner Webseite sondern auch in sozialen Netzwerken teilen.

Du schlägst nun zwei Fliegen mit einer Klappe, denn zum einen verbessert sich das Ranking deiner Webseite bei Google, wenn nun regelmäßig Menschen auf deine Webseite gelangen und viele deiner Artikel lesen. Zum anderen zeigst du deine Expertise und machst mit hochwertigem Content auf dich aufmerksam.

Ehemalige Auftraggeber / Freunde

Es gibt zahlreiche Virtuelle Assistentinnen, welche für ehemalige Firmen arbeiten. Sie haben ihnen von ihrem Vorhaben erzählt und dadurch Interesse geweckt, weiterhin zusammen zu arbeiten. Die Unternehmen kannst du leicht überzeugen, denn sie kennen ja bereits deine Arbeit und haben nun die Möglichkeit, Kosten zu sparen und dich als Arbeitskraft nicht zu verlieren.

Auch deine Freunde oder deren Freunde können Kunden von dir werden. Ich habe zum Beispiel meinen allerersten Auftrag nur dadurch bekommen, dass ich meinen engsten Freunden davon erzählt habe und eine davon sofort meine Hilfe für eine Recherche haben wollte. Ich war überglücklich mit diesem Start in die VA Tätigkeit.

Vernetzung

Meinen zweiten großen Auftrag habe ich durch Vernetzen bekommen. So bin ich beispielsweise zu einem DNX Camp geflogen und habe mit der Nomadcruise den Atlantik überquert. Es gibt so viele Möglichkeiten, dich mit anderen auszutauschen und von deinem Business zu erzählen. Auch in deiner Stadt gibt es Events, regelmäßige Meetups und Austauschgruppen.

Sichtbarkeit

Generell gibt es nicht das EINE Netzwerk, welches auf jeden Fall für dich funktionieren wird. Es ist bei jedem etwas anders. Du musst auch nicht überall vertreten sein, sondern kannst dir erstmal das für dich heraussuchen, was du für dich und deine Tätigkeiten besonders interessant findest. Probiere es aus für dich!

Mich haben Kunden übrigens auf viele unterschiedliche Arten gefunden. Zum Beispiel über die Suchfunktion in Facebook haben sie „Virtuelle Assistentin“ eingegeben. Andere fanden mich durch Instagram, durch Posts in FB Gruppen etc. Hier ist es klug, von Beginn an deine Kunden zu fragen, wodurch sie dich entdeckt haben. So weißt du, welche Art der Akquise für dich sehr gut geeignet ist.

Stundenlohn Virtuelle Assistenz

 

Schritt 5 – Stundenlohn festlegen

Der Stundenlohn ist wohl eines der am meisten diskutierten Themen. Gerade zu Beginn eine Richtlinie zu geben, ist nicht so einfach. Du solltest dir auf jeden Fall über bestimmte Themen Gedanken machen, um am Ende deinen Stundenpreis festlegen zu können.

Die Frage ist außerdem, möchtest du gerne Vollzeit als VA arbeiten oder dir nebenbei gerne etwas dazu verdienen? Für den Nebenverdienst sind deine zusätzlichen Kosten natürlich geringer als wenn du dein Haupteinkommen mit der Tätigkeit erzielen möchtest.

Dein Stundensatz wird hauptsächlich anhand von vier Kriterien bestimmt:

  1. deinen Kosten
  2. deinen Umsatzzielen
  3. der Marktsituation
  4. deinen Wunschkunden

 

1.      Welche Kosten hast du monatlich?

  • Versicherungen (je nach Präferenzen): Krankenversicherung, Vermögensschadenshaftpflicht, Berufsunfähigkeitsversicherung, Hausrat, Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung etc.
  • Kosten für Internet, Telefonie
  • Werbekosten bspw. bei Neukundensuche
  • Weiterbildungskosten
  • Allgemeine Lebenshaltungskosten
  • Steuern und Steuerberater
  • Zeitaufwand für Kundenakquise, Onlineauftritt, Social Media Posts etc.
  • Kosten für deinen Arbeitsplatz bspw. Coworking Space, gemietetes Büro

Alleine die Krankenversicherung beträgt, wenn du in Deutschland lebst, ca. 350 – 400 € pro Monat. Generell sind die Kosten von Person zu Person sehr unterschiedlich, so dass ich dir hier keine allgemeingültigen Zahlen nennen möchte. Es geht auch eher darum, dir bewusst zu machen, dass du als Selbständige ganz andere Ausgaben hast, als ein Angestellter und demnach auch nicht für denselben Stundenlohn arbeiten kannst, den bspw. eine Büroangestellte verdient!

Dann solltest du dir auch bewusst sein, dass du krank werden kannst und der Kunde dir das nicht bezahlen wird. Hinzukommen außerdem Urlaubstage, Feiertage und Wochenenden, an welchen du eventuell nicht arbeiten kannst oder möchtest.

2.      Deine Umsatzziele

Eine andere Frage ist, wie viel du gerne pro Monat verdienen möchtest und wo für dich ein zufriedenstellender Stundenlohn liegt? Wo liegt deine absolute Untergrenze, so dass deine Kosten gedeckt sind? Dafür solltest du dir deine monatlichen Kosten notieren, um zu wissen, welchen Mindeststundensatz du nicht unterschreiten solltest.

Eine andere wichtige Überlegung ist, dass deine Arbeit einen Mehrwert für Andere bietet! Du verfügst über Wissen und Ressourcen, nach denen deine Kunden suchen!

Das bedeutet für ihr Unternehmen Wachstum und einen hohen Mehrwert. Deshalb verkauf dich nicht unter Wert und betrachte die Zusammenarbeit auf Augenhöhe. Du bist nicht die Tippse, welche in der Dunkelkammer als Sklave alles macht, was dir der Kunde auferlegt. Du bist jemand, der wertgeschätzt werden möchte und unter anderem mit einer entsprechenden Entlohnung dies auch gezeigt bekommt.

3.      Die Marktsituation

Auch wenn es meiner Meinung nach nicht zu den wichtigsten Punkten gehört, da es mittlerweile für fast alles einen Markt gibt, kann er natürlich trotzdem nicht komplett unbeachtet gelassen werden.

So wird es meiner Ansicht nach schwer, denselben Stundenlohn zu Beginn der Tätigkeit als VA zu verlangen (ohne Vorwissen) wie ein Programmierer. Auf der anderen Seite hast du als VA viele Möglichkeiten, dich weiterzubilden und wenn du in einem Bereich besonders gut bist, so kann dies auch dementsprechend honoriert werden. So kannst du mit entsprechendem Fachwissen, Expertenstatus und Erfahrung auch so viel wie ein Programmierer verdienen oder noch mehr. Da gibt es keine Grenzen!

Ein anderer Aspekt sind die Agenturen, an welchen du dich übrigens NICHT orientieren solltest und deine Preise dort auch nicht anpassen musst. Agenturen vermitteln VA’s weiter und du verdienst dadurch weniger, musst dafür jedoch keine Kundenakquise betreiben. Alles hat seine Vor -und Nachteile und einen Markt.

Es gibt einige VA’s, die meinen, dass die Agenturen die Branche mit ihren Billigpreisen zerstören und VA’s von Kunden hören: „Ja aber bei Agentur xyz bekomme ich das für 5,– € pro Stunde.“ Folgende positive Einstellung: Sei froh, dass es die Agenturen gibt, denn ihre Kunden suchen zum Teil oft nach preiswerteren Arbeitskräften und es ist toll, dass diese bereits gefiltert werden. 

Auf der anderen Seite gibt es viele Kunden, die würden zum Beispiel niemals mit einer VA zusammenarbeiten, welche ihren Stundenlohn unter 30,– € anbietet, weil sie an ihrer Qualität zweifeln würden. Sie würden deshalb auch keine Agentur anfragen, weil sie wissen, dass die VA nur einen Bruchteil erhält und sehr viele Stunden arbeiten muss, um sich ihren Lebensunterhalt verdienen zu können. 

4.      Dein Wunschkunde

Auch dein Wunschkunde sollte in deine Überlegungen für deinen Stundensatz mit einfließen. Mit wem möchtest du gerne zusammenarbeiten? Bei jungen Startup Unternehmern, die gerade ihr Business begonnen haben, wird es evtl. eine Herausforderung 80,– € pro Stunde zu verlangen. Möchtest du gerne für große Unternehmen tätig werden und ihre Social Media Kanäle betreuen, so wäre ein Stundenlohn von 10,– € nicht unbedingt ein Zeichen, dass du über nötiges Wissen verfügst! Dein Preis signalisiert also auch die Qualität deiner Leistung.

Zudem ziehst du bestimmte Kunden mit bestimmten Preisen an. Selbst wenn du kein Experte bist, aber deine Arbeit qualitativ hochwertig ist – ja auch für Recherchen, Excel Listen erstellen etc. kannst und solltest du dennoch einen höheren Preis als das Mindestlohnniveau in Deutschland verlangen!

Welcher Stundenlohn ist nun gerechtfertigt als VA?

Wir haben nun alle genannten Bereiche einfließen lassen: den Markt betrachtet, die monatlichen Kosten berücksichtigt, das eigene Wissen eingeschätzt und einen Wunschkunden definiert. Dadurch wurde dir sicher klar, dass dein Mindeststundenlohn, auch wenn du noch über wenig Wissen verfügst und gerade anfängst, mindestens in dem Bereich zwischen 20,– € bis 30,– € liegen sollte. 

Hier eine einfache Rechnung warum 10,– € pro Stunde zum Beispiel nicht tragfähig sind: Wenn deine Krankenversicherung im Monat 400,– € kostet, so würdest du 40 h pro Monat arbeiten, um nur diese EINE Versicherung bezahlen zu können! Die durchschnittlichen Lebenshaltungskosten (Miete, Energie, Lebensmittel) betrugen 2015 laut Statista 859,– €. Gehen wir von diesen minimalen Kosten aus, so würde sich bei 10,– € pro Stunde ergeben, dass du dafür 85,9 h arbeiten müsstest. Addieren wir dies mit der Krankenversicherung so entsteht ein Zeitaufwand von 125,9 h, um diese beiden Posten decken zu können. Bei einem Stundenlohn von 20,– € würdest du immerhin noch 62,95 h arbeiten müssen pro Monat, bei 30,– € pro Stunde 42 h und so weiter.

Beachte, dass ich dir gerade nur ein Beispiel genannt habe und deine Kosten pro Monat von dir und deiner Lebenssituation abhängig sind. Deine Kosten solltest du dir auf jeden Fall einmal notieren. Rechne dir alles aus und überleg für dich, wie viele Stunden du mit welchem Stundensatz arbeiten musst, um deine Kosten decken zu können.

virtuelle assistenz zeitnah starten

Schritt 6 – Starte nicht perfekt!

Ich hoffe, dass dir mein Step by Step Guide dabei hilft, dein VA-Business zu starten. Aus eigener Erfahrung kann ich dir emfehlen, nicht alles bis ins kleinste Detail monatelang zu planen und dir nicht so viele Gedanken um alles zu machen.

Ich habe bei weitem nicht perfekt gestartet: Ich hatte keine Webseite, meine Facebook Profil Seite sah auch noch nicht so aus, wie ich sie heute optimiert habe und allgemein war ich unsicher in Kundenansprachen, Akquise und der Zusammenarbeit mit Kunden. Ich hatte viele Fragen, aber ich habe gestartet, weil ich Vertrauen hatte, auf dem Weg die Antworten zu finden.

Vieles wirst du auf deinem Weg lernen und das kannst du am besten, wenn du als VA startest. Du kannst in sehr kurzer Zeit sehr viel lernen und die Erfahrung mit den Kunden ist die wertvollste für dich. Es ist wichtiger im TUN zu lernen, als in der Theorie alles 100 mal zu überdenken und sich Sorgen um alles zu machen. Sich Sorgen zu machen ist ja eigentlich auch nur eine Illusion, denn es liegt in der Zukunft und ist noch nicht eingetroffen. Du kannst alles erreichen, was du gerne möchest!

Hör außerdem bitte auf, dich mit den vielen anderen VA’s zu vergleichen. Du weißt nie, was sie alles getan haben, um dahin zu kommen, wo sie sind. Und du musst auch nicht so “gut” sein wie sie. Du bist einzigartig und gut genug, so wie du bist. Kunden werden mit dir zusammen arbeiten, weil sie dich toll finden. Sei du selbst, sei authentisch und sei liebevoll mit dir selbst.

Jetzt liegt es an dir loszulegen. „One day or day one. You decide“.

Deine Nadine

P.S. Möchtest gleich von Anfang an gerne als VA durchstarten und von anderen VA’s lernen? Dich mit ihnen austauschen, vernetzen und von ihnen lernen? Möchtest du gerne in täglichen Workshops dein Wissen erweitern, dein Business erfolgreicher gestalten und bei Sonne und Meer mit anderen VA’s zusammen arbeiten? Dann komm mit ins Virtual Assistant Women Camp und erlebe eine unglaublich tolle Zeit. Alle weiteren Informationen findest du hier auf der Veranstaltungsseite. 

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