In dieser Podcastfolge spreche ich mit Melanie Habel über ihren Weg von der Bank in die Selbstständigkeit als Virtuelle Assistenz. Melanie ist 2021 mit dem VA-Durchstarterkurs gestartet, hat sich über LinkedIn sichtbar gemacht, ihre ersten Kund:innen gewonnen und sich heute mit KI-Lösungen für moderne Office-Prozesse klar positioniert.
Besonders spannend an Melanies Weg ist, dass er nicht mit einem perfekten Plan begann. Sie kam aus einem sicheren Angestelltenverhältnis, hatte viele Fragen im Kopf und trotzdem diesen Wunsch, sich beruflich zukunftssicherer aufzustellen. Heute zeigt ihre Geschichte sehr schön, wie sich ein Online Business als Virtuelle Assistenz Schritt für Schritt entwickeln kann – mit Sichtbarkeit, Neugier, Weiterbildung und dem Mut, neue Themen wie KI im Assistenzbereich wirklich ernst zu nehmen.
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Vom Bankjob zur Virtuellen Assistenz
Melanie arbeitete viele Jahre als Bankkauffrau und später im Assistenzbereich innerhalb einer Bank. Nach außen betrachtet war das ein klassischer sicherer Karriereweg: geregeltes Einkommen, feste Strukturen und ein klarer beruflicher Rahmen. Gleichzeitig begann sie immer stärker zu hinterfragen, ob sie sich genau dort langfristig noch sieht.
Vor allem während der Corona-Zeit wurde dieses Gefühl stärker. Im Podcast beschreibt sie sehr ehrlich:
„Ich werde nicht jeden Tag wieder ins Büro zurückgehen, nur weil man das eben so macht.“
Und ich glaube, genau diesen Gedanken kennen viele Frauen. Nicht unbedingt, weil der aktuelle Job komplett falsch ist. Sondern weil man merkt, dass man sich weiterentwickeln möchte. Dass man flexibler arbeiten, freier leben und moderner arbeiten möchte.
Dazu kam bei Melanie noch ein weiterer Gedanke, den ich unglaublich spannend fand: Sie begann sich zu fragen, wie zukunftssicher klassische Assistenz- und Officejobs überhaupt noch sind. Digitalisierung wurde immer präsenter, Prozesse veränderten sich und Automatisierung spielte plötzlich überall eine Rolle.
Während viele genau davor Angst hatten, wurde bei ihr etwas anderes ausgelöst: Neugier. Sie wollte verstehen, wie modernes Arbeiten funktioniert und wie sie sich selbst langfristig zukunftssicher aufstellen kann. Genau diese Haltung hat später ihren gesamten Weg geprägt.
LinkedIn für Virtuelle Assistenz nutzen
2021 stieß Melanie schließlich auf Virtual Assistant Women und begann mit dem VA-Durchstarterkurs – damals noch parallel zu ihrem Bankjob. Und genau das macht ihre Geschichte so greifbar. Denn sie hatte keinen perfekten Plan, keine fertige Positionierung und auch nicht sofort absolute Sicherheit. Sie hatte einfach nur dieses Gefühl, dass sie etwas verändern möchte.
Besonders spannend finde ich, dass Melanie heute vor allem für ihre starke LinkedIn-Präsenz bekannt ist – obwohl sie die Plattform anfangs eigentlich komplett abgelehnt hat. Im Podcast erzählt sie lachend:
„Ich habe gedacht: LinkedIn? Das brauche ich jetzt wirklich nicht auch noch.“
Erst durch einen Kurs legte sie sich überhaupt ein Profil an. Anfangs noch vorsichtig und eher zögerlich. Sie ließ professionelle Bilder machen, arbeitete ihr Profil aus und begann langsam, sich mit der Plattform auseinanderzusetzen.
Heute sagt sie selbst ganz klar, dass LinkedIn einer der wichtigsten Gründe dafür war, dass ihr Business wachsen konnte. Und genau das ist ein unglaublich wichtiger Punkt für angehende Virtuelle Assistentinnen. Viele konzentrieren sich ausschließlich auf Facebook-Gruppen oder warten darauf, dass irgendwo passende Aufträge ausgeschrieben werden. Melanie entschied sich stattdessen bewusst für langfristige Sichtbarkeit, Netzwerkaufbau und Expertenstatus.
Sie begann regelmäßig Inhalte zu teilen. Anfangs kleine Beiträge über Office-Hacks, Organisation und digitale Arbeitsweisen. Keine perfekten Hochglanz-Posts, sondern hilfreiche Inhalte mit echtem Mehrwert. Genau dadurch entstand Vertrauen.
Menschen sahen ihre Beiträge regelmäßig und bekamen ein Gefühl dafür, wie Melanie arbeitet, denkt und kommuniziert. Und genau das ist heute oft der größte Vorteil von LinkedIn: Menschen kaufen nicht einfach irgendeine Dienstleistung. Sie arbeiten mit Menschen zusammen, bei denen sie das Gefühl haben: „Diese Person versteht mich.“
Kunden gewinnen als Virtuelle Assistenz ohne Kaltakquise
Besonders schön ist die Geschichte ihrer ersten Kundin. Nachdem Melanie sie in einem Podcast gehört hatte, schrieb sie ihr einfach eine ehrliche Nachricht:
„Ich habe dich in einem Podcast erlebt und finde dich sympathisch. Vielleicht kommen wir irgendwann mal zusammen.“
Monate später meldete sich genau diese Unternehmerin wieder bei ihr – mit der Frage:
„Bist du jetzt endlich selbstständig?“
Aus dieser einen Nachricht entstand ihr erster Auftrag. Und genau daran sieht man oft: Sichtbarkeit funktioniert selten über Nacht. Aber sie funktioniert langfristig.
Heute erhält Melanie regelmäßig Anfragen über LinkedIn, ohne aktiv klassische Kaltakquise betreiben zu müssen. Natürlich bedeutet Sichtbarkeit nicht, dass sofort nach dem ersten Beitrag Kund:innen anklopfen. Sichtbarkeit bedeutet vor allem, regelmäßig präsent zu sein, Vertrauen aufzubauen und Menschen immer wieder Berührungspunkte mit dir zu geben.
Im Podcast beschreibt Melanie außerdem sehr schön, wie sie aktiv Netzwerke aufgebaut hat. Sie schaut sich Profile an, vernetzt sich bewusst mit Menschen aus ähnlichen Bereichen und beobachtet, welche Themen gerade relevant sind.
Dabei gibt sie einen wichtigen Tipp:
„Wenn dich ein Thema interessiert, dann geh den Leuten nach, die darüber sprechen.“
Sie empfiehlt, Podcasts zu hören, Beiträge zu lesen, sich mit Expert:innen zu vernetzen und neugierig zu bleiben. Genau dadurch entstehen neue Ideen, Weiterentwicklung und oft auch neue berufliche Möglichkeiten.
Virtuelle Assistenz sichtbar werden durch authentische Positionierung
Ein wichtiger Punkt in Melanies Geschichte ist ihre Positionierung als Virtuelle Assistenz. Sie startete ursprünglich mit klassischen Assistenzdienstleistungen. Mit der Zeit entwickelte sich ihr Business jedoch immer stärker in Richtung digitale Prozesse, Office-Optimierung und später auch KI-Lösungen für Unternehmen weiter.
Und genau darin liegt heute eine enorme Chance. Denn Unternehmen suchen längst nicht mehr nur Unterstützung für einfache Aufgaben. Sie suchen Menschen, die Prozesse verbessern, moderne Tools verstehen, effizient arbeiten und gleichzeitig mitdenken können.
Gerade im Bereich Virtuelle Assistenz wird es immer wichtiger, offen für Veränderung zu bleiben. Wer sich sichtbar macht, sich weiterbildet und zeigt, welche konkreten Probleme sie lösen kann, hebt sich viel stärker vom Markt ab.
Melanies Weg zeigt sehr schön: Du musst nicht von Anfang an perfekt positioniert sein. Aber du darfst anfangen, sichtbar zu werden und deine Positionierung unterwegs weiterzuentwickeln.
KI für Virtuelle Assistenz sinnvoll nutzen
Ein weiterer unglaublich spannender Teil der Podcastfolge ist das Thema Künstliche Intelligenz. Melanie erkannte früh, dass KI viele klassische Tätigkeiten verändern wird. Statt davor Angst zu haben, begann sie bewusst, sich intensiv mit dem Thema auseinanderzusetzen.
Sie hörte Podcasts, testete Tools, führte Gespräche und entwickelte Schritt für Schritt ihre eigene Expertise weiter. Heute hält sie Seminare rund um KI für Virtuelle Assistenz und moderne Office-Prozesse.
Ein Satz aus dem Podcast bleibt dabei besonders hängen:
„KI wird deinen Job nicht übernehmen – aber jemand, der KI nutzt, könnte es.“
Und ich finde, genau das beschreibt die Entwicklung gerade unglaublich gut. Denn KI ersetzt nicht automatisch Menschen. Aber sie verändert die Art, wie gearbeitet wird. Wer lernt, moderne Tools sinnvoll einzusetzen, kann effizienter arbeiten, bessere Ergebnisse liefern und sich langfristig deutlich stärker positionieren.
Für Virtuelle Assistentinnen bedeutet das: Es geht nicht darum, alles sofort perfekt zu können. Aber es lohnt sich, neugierig zu bleiben, Tools auszuprobieren und zu verstehen, wie KI im Assistenzbereich sinnvoll eingesetzt werden kann.
Melanies eigene KI-Lösung für Gesprächsprotokolle
Besonders spannend fand ich die Stelle im Podcast, an der Melanie über ihre eigene KI-Lösung gesprochen hat. Gemeinsam mit einem KI-Entwickler entwickelte sie ein Tool für Gesprächsprotokolle – entstanden direkt aus ihrem Alltag als Virtuelle Assistenz.
Denn gerade in Kundengesprächen passiert oft dasselbe: Termine notieren, Aufgaben mitschreiben, Informationen festhalten und gleichzeitig konzentriert zuhören. Viele kennen genau dieses Gefühl, ständig zwischen Gespräch und Notizen hin- und herzuspringen.
Melanie wollte dafür eine bessere Lösung finden. Heute läuft bei Kundengesprächen ihre eigene KI mit und erstellt automatisch strukturierte Gesprächsprotokolle. Aufgaben, To-dos und wichtige Informationen werden direkt zusammengefasst und aufbereitet. Das spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch dafür, dass Gespräche deutlich entspannter geführt werden können.
Und genau darin liegt meiner Meinung nach die Zukunft moderner Virtueller Assistenz. Nicht blind irgendwelche Tools zu verwenden, sondern bewusst zu überlegen:
- Wo verliere ich Zeit?
- Welche Prozesse könnte ich einfacher gestalten?
- Was kostet mich unnötig Energie?
- Wie kann ich effizienter arbeiten?
- Welche KI-Tools können meine Arbeit wirklich erleichtern?
Melanie zeigt damit sehr deutlich, dass KI-Tools für Assistenz kein abstraktes Zukunftsthema mehr sind, sondern ganz praktisch im Alltag helfen können.
Weiterbildung und Zukunftsskills für Virtuelle Assistentinnen
Ein weiterer wichtiger Punkt der Podcastfolge ist das Thema Weiterbildung. Melanie spricht offen darüber, wie wichtig es ist, neugierig zu bleiben und sich regelmäßig mit neuen Themen auseinanderzusetzen.
Sie hört Podcasts, liest Bücher, verfolgt Entwicklungen und schaut bewusst darauf, welche Themen aktuell relevant werden. Besonders schön fand ich ihren Gedanken, dass man sich immer fragen darf:
„Welche Skills werden in Zukunft wirklich gebraucht?“
Und genau diese Frage wird für Virtuelle Assistentinnen immer wichtiger. Denn die Onlinewelt entwickelt sich unglaublich schnell weiter: Plattformen verändern sich, Tools verändern sich, Prozesse verändern sich und Kundenbedürfnisse verändern sich.
Wer bereit ist mitzuwachsen, hat dadurch gleichzeitig unglaublich viele Chancen.
Melanie spricht außerdem darüber, wie wichtig es ist, sich nicht ständig mit anderen zu vergleichen. Denn gerade online entsteht schnell das Gefühl, man müsste sofort alles perfekt können: perfekte Positionierung, perfekte Webseite, perfekte Inhalte. Dabei entsteht echtes Wachstum meistens ganz anders – nämlich dadurch, dass man anfängt.
Moderne Virtuelle Assistenz bedeutet heute mehr als Assistenz
Was ich an Melanies Weg besonders inspirierend finde: Sie zeigt, dass man sich als Virtuelle Assistenz nicht klein halten muss. Viele starten mit dem Gedanken, sie müssten „nur unterstützen“. Aber genau das verändert sich gerade massiv.
Heute suchen Unternehmen Menschen, die mitdenken. Die Prozesse verbessern. Die moderne Tools verstehen. Die Verantwortung übernehmen. Die Ideen einbringen. Und genau deshalb entstehen auch völlig neue Möglichkeiten innerhalb der Virtuellen Assistenz.
Melanie verbindet heute:
- klassische Assistenz
- digitale Prozessoptimierung
- LinkedIn Sichtbarkeit
- KI-Workflows
- Seminare und Weiterbildungen
- moderne Office-Lösungen
Und genau das zeigt so schön: Dein Business darf sich entwickeln. Deine Positionierung darf wachsen. Deine Interessen dürfen sich verändern. Und du darfst aus dem, womit du gestartet bist, Schritt für Schritt etwas Eigenes machen.
Dein nächster Schritt in Richtung VA Business
Wenn du gerade darüber nachdenkst, als Virtuelle Assistenz zu starten oder dir ein flexibleres Arbeitsleben aufzubauen, brauchst du nicht sofort den kompletten Masterplan. Viel wichtiger ist, dass du verstehst, wie ein realistischer Start aussehen kann und welche ersten Schritte wirklich wichtig sind.
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Denn oft beginnt Veränderung nicht mit einem perfekten Plan, sondern mit dem Moment, in dem man aufhört, sich selbst kleinzureden – und beginnt, neue Möglichkeiten überhaupt ernst zu nehmen.
