Erfahre in diesem Artikel 7 hilfreiche Tipps zur Produktivitätssteigerung deines Alltags als virtuelle Assistentin. Denn gerade als virtuelle Assistentin ist man viel von Social Media umgeben.

Ich habe bspw. mit einer Kundin viel über Facebook kommuniziert. Schnell fühlte ich mich abgelenkt von Posts und bemerkte, dass schnell die Zeit weg ist, wenn ich bei Facebook viel aktiv bin.

Ein anderes großes Problem von mir ist Multitasking. Oft hatte ich mehrere Tabs offen und fühlte mich nach einer Weile ausgepowert. Noch so viel ist zu tun, doch der Tag neigt sich langsam dem Ende zu. Ich war unruhig, da ich das Gefühl hatte nicht produktiv gewesen zu sein.

So sollte es nicht weitergehen, deshalb habe ich angefangen über Produktivitätsteigerung zu lesen und möchte euch gerne Tipps verraten, wie ihr euren Tag so gestaltet, dass ihr ruhigen Gewissens den Laptop nach getaner Arbeit zumachen könnt.

produktivitätssteigerung virtuelle assistentinnen

Was führt überhaupt zu Unproduktivität?

Zu einen der größten Probleme zählt die Ablenkung durch Social Media, Handy Push Up Benachrichtigungen und allgemein das Internet. Schnell driften wir ab mit den Gedanken, lesen „kurz“ etwas zu einem anderen Thema und erledigen mehrere Aufgaben auf einmal.

Dann erhalten wir den ganzen Tag über Benachrichtigungen auf das Handy über neue Emails und möchten diese dann auch noch schnell beantworten. Frustration kann aufkommen, denn manchmal sind wir so abgelenkt, dass unsere eigentliche Aufgabe nicht geschafft werden konnte.

 

1.Tipp zur Produktivitätssteigerung – positiver Start in den Tag

Zu einem produktiven Arbeitstag gehört zunächst einmal ausreichend Schlaf (der Schlaf vor Mitternacht gehört zu dem gesündesten und deine Regeneration läuft hier auf Hochtouren) und ein positiver Start in den Tag. Ein leckeres, gesundes Frühstück und was immer dich am Morgen motiviert. Manche machen etwas Frühsport, hören einen motivierenden Podcast oder meditieren.

Versuch auf jeden Fall nach dem Aufwachen NICHT sofort dein Handy anzuschauen und dort Emails zu lesen. Vielleicht überlegst du einmal, deine Push Benachrichtigungen auszuschalten und dir eine Zeit festzulegen, wann du Emails beantworten möchtest. Dein Kopf sollte frei sein am Morgen, deine Morgenroutine beendet sein und dann kannst du in deinen Arbeitstag starten.

 

2.Tipp zur Produktivitätssteigerung – To Do Liste vor dem Einschlafen

Gerade wir Frauen leiden oft darunter, am Abend nicht sofort einschlafen zu können. Die Gedanken drehen sich um Aufgaben, die noch zu erledigen sind. Leg dir deshalb einen Stift und einen Zettel parat. Wissenschaftliche Studien belegen, dass aufgeschriebene Dinge quasi aus unserem Kopf gestrichen werden.

Du bist beruhigter, denn du weißt, die Aufgabe kann nun nicht vergessen werden. Falls du immer noch nicht beruhigt bist, setz dir Termine in deinen Kalender und lass dich erinnern.

Ich schreibe mir meine To Do Liste oft nur für den nächsten Tag, alles Weitere notiere ich in meinen Kalender. Besonders wenn ich merke, dass ich heute nicht mehr alle Aufgaben schaffe, beruhigt es mich, wenn ich sie für den nächsten Tag notiere. Ich nutze als Tool oft One Note, welches du an mehreren Geräten gleichzeig haben kannst. Als App auf dem Handy für unterwegs und auf dem Laptop ist es dann synchronisiert, wenn ich es öffne.

Als weiteren Tipp möchte ich dir mitgeben, dass deine To Do Liste nicht zu lang sein sollte. Einige digitale Nomaden, mit denen ich mich unterhalten habe, setzen sich pro Tag nicht mehr als 3 wichtige Dinge. Darunter den MOT – den Most Important Task, welcher als erstes erledigt wird. Ich selbst schaffe es noch nicht, mir nur 3 Dinge zu notieren, aber dadurch weiß ich, dass die Liste nicht zu lang sein sollte. So bist du zufriedener, wenn du nicht die Hälfte der Aufgaben für den nächsten Tag notieren musst.

 

3.Tipp zur Produktivitätssteigerung – Prioritäten setzen

Einige beginnen zum Beispiel mit den schwierigsten oder wichtigsten Aufgaben als Erstes. Manche Aufgaben machen dir besonders wenig Spaß, aber müssen dringend erledigt werden? Mach sie doch einmal zu Beginn deines Tages und fühle in dich hinein, ob du am Ende des Tages einen Unterschied spüren konntest. Denn nur zu oft starten wir mit den Dingen, die wir gerne erledigen und schieben die leidigen nach hinten. Sie sind dadurch immer noch in unserem Kopf, bis sie erledigt wurden.

Besonders kreative Aufgaben erfordern bestimmte Zeiten und ein positives Mindset. Ratsam ist deshalb, diese Aufgaben als Erstes zu erledigen, wenn der Kopf noch frei ist. Carina Herrmann von Pink Compass und um 180 Grad hat bereits mehrere Bücher geschrieben. Sie schrieb einmal, dass sie sich die ersten Stunden des Tages nur auf das Bücher schreiben konzentrierte und später mit Social Media und den restlichen Dingen begann. Wahrscheinlich wären die Bücher bis heute nicht fertig, denn sie ist bereits sehr erfolgreich mit ihren Blogs und hat täglich viele Aufgaben zu erledigen.

produktivitätssteigerung - selbst Tag bestimmen

 

 4.Tipp zur Produktivitätssteigerung – Bestimme deinen Tag selbst anstatt ihn von anderen bestimmen zu lassen!

Erst letztens habe ich mich mit jemandem über Produktivität unterhalten und wir sprachen darüber, wie schnell andere für uns den Tag bestimmen. Damit meine ich, dass wir doch eigentlich unsere Prioritäten setzen sollten und nicht andere für uns! Deinen Tag gibst du ab, wenn du zum Beispiel ständig erreichbar bist und sofort antwortest, wenn dich jemand etwas fragt.

In dem Buch von Tim Ferris „die 4 Stunden Woche“ geht es beispielsweise auch um dieses Thema. Der Autor fing an, nur zu bestimmten Zeiten seine Emails abzurufen und teilte mit, dass er in dringenden Fällen unter einer Telefonnummer erreichbar ist. Es stellte sich heraus, dass er weniger Emails erhielt und nur wenige ihn angerufen haben. Er ließ nicht mehr andere seinen Tag bestimmen und verknappte seine Erreichbarkeit. Dadurch hatte er nun mehr Zeit für wichtige Aufgaben.

 

5.Tipp zur Produktivitätssteigerung – Ablenkung vermeiden

Wie bereits erwähnt, sollte dein Handy keine ständigen Push Benachrichtigungen anzeigen und nicht ständig klingeln, während du konzentriert arbeiten möchtest. Schalte es zum Beispiel aus für einige Stunden und schreibe Kunden bestimmte Zeiten, unter denen du erreichbar bist. Als Grund kannst du zu Beispiel nennen, dass du dadurch seine Aufgaben konzentrierter und schneller erledigen kannst.

Du kannst mit bestimmten Apps zum Beispiel Seiten sperren lassen während deiner Arbeitszeit. Oft mischen wir unsere Freizeit mit der Arbeit und schauen doch mal schnell auf eine Seite unserer Interessen.

Doch warum unterbrechen wir überhaupt unsere Arbeit während des Tages mehrmals und lenken uns ganz bewusst ab? Diese Frage habe ich mir einmal gestellt und einen wissenschaftlichen Artikel gelesen, dass es gut ist, unsere Arbeit alle paar Stunden zu unterbrechen. Denn Niemand kann jeden Tag durchweg 8 h produktiv arbeiten!

Unser Gehirn braucht seine Pausen. Doch stattdessen auf anderen Seiten als Unterbrechung zu schauen, ist eine Pause weg vom Rechner um einiges besser. Am besten eignet sich ein kurzer Spaziergang an der frischen Luft. Denn unser Gehirn kann nicht gut arbeiten, wenn nicht genügend frischer Sauerstoff vorhanden ist.

 

6.Tipp zur Produktivitätssteigerung – Einfach tun!

Du hast wahnsinnig viel zu tun und weißt überhaupt nicht, wo du anfangen sollst? Manchmal erledige ich dann einfach ohne groß darüber nachzudenken einfach einige Aufgaben. Dadurch merke ich, die kleinen Schritte sind genau der richtige Weg. Das Nachdenken darüber hat mich gestresst, das einfache Beginnen hat mich dann beruhigt und machte mich am Ende des Tages zufrieden.

produktivitätssteigerung - nicht vegleichen mit anderen

 

7. Tipp zur Produktivitätssteigerung- Hör auf, dich mit anderen zu vergleichen

Produktivität und Zufriedenheit stehen eng beieinander. So ist es schwierig produktiv zu arbeiten, wenn man unzufrieden ist. Sich mit anderen zu vergleichen kann jedoch zu Unzufriedenheit führen.

So gibt es doch immer Menschen, die besser und erfolgreicher sind. Und dann lesen wir plötzlich die Geschichte eines erfolgreichen Menschen, der immer alle zum lachen brachte und eine positive Einstellung zum Leben zu haben schien. Dann hat er Selstmord begannen und es stellte sich heraus, dass er depressiv und unglücklich war.

Wir kennen nicht das gesamte Bild eines anderen Menschen, denn wir sehen nur einen Teil davon! Dieses Leben nun mit unserem zu vergleichen ist unfair gegenüber uns selbst. Vielleicht ist dieses Wissen darüber gut, damit du kritischer mit dem Vergleichen zu anderen umgehst!

Nun wünsche ich dir weiterhin viel Erfolg und produktives Arbeiten!

 

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